Dokumentdelning

Flera dokument kan upprättas för en enskild plats, från kontraktet till protokollet för överlämnande av plats. Flera olika personer och enheter ska få tillgång till handlingarna och å andra sidan kan det vara många som fyller i och undertecknar handlingarna.

Framsida / Easoft Docs / Funktioner / Dokumentdelning

Dela dokument säkert

Speciellt att skriva ut, skanna och posta dokument som bearbetas på papper är krångligt och gammaldags. Att dela elektroniska dokument är inte heller alltid enkelt: datasäkerheten kan äventyras om delning inte görs på rätt sätt. All information får dessutom inte överföras till berörda parter om det inte finns ett fungerande system för det.

Med Easoft Docs är det säkert och enkelt att dela dokument. När dokumentet är ifyllt sparas det självt utan att spara separat.

Det färdiga dokumentet sparas automatiskt i systemet under rätt kund i kundmappen. Därifrån kan du enkelt hitta den i efterhand om det behövs. Enstaka handlingar kan även smidigt delas ut till den som till exempel ska läsa eller underteckna handlingen.

Dokumentet kan delas via e-post

(till en eller flera olika e-postadresser)

Dokumentet kan delas med appar som redan finns på din enhet

(till exempel WhatsApp, Google Drive, Dropbox)

Dokument lagras i kundspecifika mappar

I Easoft Docs lagras dokument i kundspecifika mappar. Det visuella utseendet på foldern kan påverkas till exempel genom att välja en personlig omslagsbild och lägga till en lämplig beskrivande text.

En kundspecifik mapp kan delas med flera olika personer. Mottagare kan tilldelas olika roller beroende på vad mottagaren förväntas göra och se i mappen:

  • tittare kan läsa
  • En kommentator kan läsa, skriva under och kommentera
  • filler kan läsa, kommentera, signera och fylla i dokument och lägga till filer

När du delar en mapp kan du lägga till en medföljande text för mottagare. Du kan också ställa in automatiska e-postaviseringar för mottagare: på så sätt vet mottagaren när nya dokument har delats i mappen.

Begränsa dokumentens synlighet

Om du vill att alla dokument i kundmappen ska vara otillgängliga för alla som kommer åt mappen kan du begränsa handlingens synlighet. Till exempel kan vissa dokument endast vara avsedda för ditt företags interna användning.

Dock är dokumenthantering enklare om alla dokument relaterade till kunden finns på ett ställe.

Att begränsa synligheten för dokument görs med taggar. Till exempel, med taggen ”intern” kan du ställa in dokumentet så att det endast är synligt för interna användare av ditt företag. I det här fallet kan ingen utanför företaget se handlingen, även om han har tillgång till mappen.


Vi presenterar funktionerna kostnadsfritt

Funktionell dokumentation är en viktig del av företagsledning och effektivitet. Easoft Docs erbjuder lösningar för att skapa, bearbeta och hantera dokument. I ett kostnadsfritt 30-minuters fjärrmöte tar vi reda på dina dokumentationsbehov och introducerar Easoft Docs.

Boka gratis presentation

Kolla in andra funktioner: