Dokumenthantering enkelt och säkert
Framsida / Easoft Docs / Funktioner /
Korrekt hantering och lagring av dokument är en nyckelfaktor för en effektiv och framgångsrik verksamhet.
När all dokumentation finns samlad digitalt i Easoft Docs behöver ni inte längre leta bland pärmar och lösa papper för att hitta viktig information. Allt lagras på ett ställe, vilket gör det enklare att säkerställa kvaliteten och hålla ordning i alla era projekt. När rätt information alltid är tillgänglig blir det också lättare att ge snabb och effektiv service till era kunder. Skulle ett klagomål uppstå kan ni enkelt gå tillbaka i dokumentationen och hitta bevis i form av text och bilder, vilket gör hanteringen både smidigare och mer pålitlig.
I Easoft Docs sparas dokument automatiskt under rätt klient
Säg farväl till förlorade pärmar, förvirrade mappar och inaktuella kunddata.
Effektiv och säker dokumenthantering med Easoft Docs – Med hjälp av Easoft Docs hanteras era dokument automatiskt och strukturerat – varje dokument sparas digitalt i kundspecifika mappar, vilket eliminerar behovet av fysiska pärmar och mappar.
Easoft Docs gör det säkert och enkelt att hantera dokument – När ett dokument fylls i sparas det automatiskt utan att behöva sparas separat. Dokumentet i mitten går därför inte förlorat, även om det blir ett avbrott eller ett avbrott i att fylla i det.
Det färdiga dokumentet sparas automatiskt i systemet under rätt kund i kundmappen – Mappens visuella utseende kan till exempel påverkas genom att välja en personlig omslagsbild och lägga till en passande tillhörande text .
Den kundspecifika mappen kan delas med flera olika personer – Mottagare kan tilldelas olika roller beroende på vad mottagaren förväntas göra och se i mappen. Det är även möjligt att skapa undermappar i kundmappen. Att radera kunddata är enkelt och kunddata kan också enkelt tas ut om kunden begär det (GDPR).
Taggar gör dokumenthanteringen enklare
Om du vill att alla dokument i kundmappen inte ska vara tillgängliga för alla som kommer åt mappenkan du begränsa dokumentens synlighet. Dock är dokumenthanteringen enklare om alla dokument relaterade till kunden kan hittas på ett ställe.
Begränsning av dokumentens synlighet görs med hjälp av taggar. Till exempel, med taggen ”intern” kan du ställa in dokumentet så att det endast är synligt för interna användare av ditt företag. I det här fallet kan ingen person utanför företaget se dokumentet, även om de har tillgång till mappen.
Taggar kan även skapas och användas för till exempel fakturering, eftermarknadsföring, underhåll och periodiska besiktningar. Identifierare och kategorier kan också användas för att övervaka dokumentation: med dem kan du få en realtidsrapport om hur dokument fylls i med olika kategorier. Det är möjligt att sätta standardidentifierare på dokumentmallarna, som kommer att användas automatiskt när dokumentet fylls i.
Vi presenterar funktionerna kostnadsfritt
Funktionell dokumentation är en viktig del av företagsledning och effektivitet. Easoft Docs erbjuder lösningar för att skapa, bearbeta och hantera dokument. I ett kostnadsfritt 30-minuters fjärrmöte tar vi reda på dina dokumentationsbehov och introducerar Easoft Docs.