Fyller i dokument

Fingrarna är spända, pennan är borttappad och snoppen droppar, men slutbesiktningsprotokollet ska fyllas i och dokumentationen fyllas i. Det ifyllda och undertecknade dokumentet ska fortfarande levereras och arkiveras på lämpligt sätt, och det ska inte lämnas rullande i en arbetsväska eller på golvet i bilen.

Framsida / Easoft Docs / Funktioner / Fyller i dokument

Även elektronisk dokumentation är inte en genväg till lycka om användargränssnittet är dåligt och dokumentet fyllning utmanande.

PDF-filer med finstilta texter och trånga textrutor gör att fylla i dokumentet frustrerande och onödigt svårt. När en bild ändå ska bifogas dokumentet eller när den ska skrivas ut separat för signering lämnas arbetet ofta ofullbordat eller ofullständigt.

Med Easoft Docs sker dokumentation på fältet som av sig själv.All nödvändig information måste skrivas ner, och inte en enda viktig del av information glöms bort. Dokumentation kan göras på vilken enhet som helst, och det finns ingen anledning att kämpa med svåra former.

Dokumentation börjar med att man väljer en dokumentmall

Dokumentet som ska fyllas i väljs från ditt företags dokumentbank. Banken har dokument som du har valt från vårt färdiga dokumentbibliotek eller enkelt skapat efter dina behov med dokumentredigeraren. I dokumentbiblioteket hittar du färdiga mallar för installationsprotokoll för luftvärmepump, webbplatsdagbok än till exempel fyrverkeritillstånd</a >.

Alla dokument, oavsett om de är valda från dokumentbiblioteket eller skapade själv, kan modifieras för att matcha ditt företags utseende. Korrekt färgläggning och ditt företags logotyp ökar dokumentens övertygelse och tillförlitlighet.

Att fylla i dokumentet är optimerat för mobila enheter

Själva ifyllningen av dokumentet är enkel. Ingen separat applikation behövs och fyllningen är enkel med vilken enhet som helst. Fyllningsvyn är dock optimerad för mobil användning: knapparna är tillräckligt stora och alla funktioner kan enkelt utföras på telefonen.

När medarbetaren har valt en lämplig dokumentmall öppnas dokumentfyllningsvyn för honom. Du behöver inte längre fylla i textfält, klicka på flera alternativ och lägga till bilder direkt i bildinfogningsfälten. Det är enkelt att lägga till bilder när systemet låter dig välja en bild från galleriet eller ta en bild med enhetens kamera medan du fyller på. Du kan också lägga till observationer till bilderna med ritverktyget.

Dokumentet fylls ut som av sig självt, när den som fyller i svarar på sina frågor och bifogar bilder på objektet enligt instruktionerna.

Dokumentet vägleder den som fyller i det, tack vare vilket allt nödvändigt måste dokumenteras på ett visst sätt. På så sätt harmoniserar dokumentationen försäljnings- och installationsprocesserna och underlättar kvalitetskontrollen.

När handlingen är ifylld markerar medarbetaren handlingen som komplett och begär en elektronisk signatur vid behov.

Spara och dela ett dokument

Om dokumentet behöver signeras kan det göras elektroniskt antingen lokalt eller med stark autentisering a>. Inte heller i detta fall behöver dokumenten skrivas ut, skannas och postas separat.

Det färdiga dokumentet sparas automatiskt i systemet under rätt kund, där det enkelt kan hittas i efterhand vid behov. Om så önskas kan taggar läggas till i det sparade dokumentet, vilket gör dokumenthanteringen enklare. Det färdiga dokumentet kan också delas direkt via e-post eller WhatsApp, till exempel.

  1. Automatisk lagring: Det färdiga dokumentet sparas automatiskt i systemet under rätt kund, där det enkelt kan hittas i efterhand vid behov. Dokumenten sparas online, så en borttappad telefon kommer inte att förlora din ifyllda rapport!
  2. Dela via meddelande: Du kan enkelt dela det färdiga dokumentet direkt med din snabbmeddelandeapplikation till en kund, arbetsledare eller kollega.
  3. Skicka till e-post: Du kan skicka det färdiga dokumentet direkt till kundens eller ledningens e-post. Mottagarnas adresser kan hämtas direkt från företagets uppgifter.
  4. Hantera med taggar: Lägg till de taggar du vill ha i dokumenten så att du enkelt kan söka efter de dokument du vill ha efteråt. Taggar kan komma automatiskt per dokumentmall eller så kan du lägga till dem manuellt.


Vi presenterar funktionerna kostnadsfritt

Funktionell dokumentation är en viktig del av företagsledning och effektivitet. Easoft Docs erbjuder lösningar för att skapa, bearbeta och hantera dokument. I ett kostnadsfritt 30-minuters fjärrmöte tar vi reda på dina dokumentationsbehov och introducerar Easoft Docs.

Boka gratis presentation

Kolla in andra funktioner: