Fylla i dokument
Framsida / Easoft Docs / Funktioner /
Elektronisk dokumentation kan spara er organisation hundratals timmar per år
PDF-filer med små texter och trånga textrutor kan göra dokumentationen ineffektiv och tidskrävande. När en bild ska bifogas till ett dokument eller när ett dokument ska skrivas ut för signering, blir arbetet ofta ofullständigt eller lämnas oavslutat.
Med Easoft Docs sker dokumentation extra smidigt. All nödvändig information implementeras direkt in i systemet på nolltid genom några klick. Dokumentation kan göras på vilken enhet som helst och alla kan i realtid justera dokumentet.
Dokumentationen börjar med att man väljer en dokumentmall
När du införskaffar Easoft Docs får du tillgång till ett omfattande dokumentbibliotek med hundratals färdiga mallar. Dokumentationen börjar med att du väljer en passande mall från ditt företags dokumentbank, där du även kan skapa egna dokument med den inbyggda dokumentredigeraren. Dokumentbiblioteket innehåller standardiserade mallar för exempelvis installationsprotokoll för luftvärmepump, arbetsplatsdagbok och bradskyddsrapport
Alla dokument kan anpassas för att spegla ditt företags grafiska profil, med justerbar färgsättning, layout och innehåll. Dokumentationen utförs smidigt genom digitala checklistor, där alla kontroller och anteckningar sparas direkt. När arbetet är klart genereras en digital PDF-fil som enkelt kan delas med relevanta intressenter i realtid.
Enkel och mobilanpassad dokumenthantering
Easoft Docs är utformat för att fungera smidigt på alla former av enheter, inklusive smartphones, surfplattor och datorer. Det användarvänliga gränssnittet har tydliga knappar och funktioner som gör dokumentationen enkel och effektiv, även på mindre skärmar.
När en användare väljer en dokumentmall öppnas en intuitiv ifyllnadsvy där textfält snabbt kan fyllas i, alternativ enkelt markeras och bilder smidigt läggas till via enhetens kamera eller galleri. Det inbyggda ritverktyget gör det dessutom möjligt att markera och kommentera bilder direkt i dokumentet för en ännu tydligare dokumentation.
Dokumentet fylls i nästan av sig självt, när personen som fyller i informationen utifrån checklistorna i systemet utför dokumentationsarbetet och bifogar bilder på objektet enligt instruktionerna.
De integrerade checklistorna i systemet vägleder användaren genom dokumentationsprocessen, vilket säkerställer en enhetlig och strukturerad hantering. Detta skapar en koppling mellan försäljning och installation samtidigt som det underlättar kvalitetskontrollen. När dokumentationen är färdig markerar användaren arbetsmomenten som slutförda och kan vid behov begära en elektronisk signatur för att säkerställa fullständig verifiering.
När dokumentationen är slutförd och ifylld markerar medarbetaren arbetsmomenten som slutförda och begär en elektronisk signatur vid behov.
Spara och dela ett dokument
Om ett dokument behöver signeras kan detta göras elektroniskt, antingen lokalt eller med stark autentisering. Detta eliminerar behovet av att skriva ut, skanna och posta dokument, vilket sparar både tid och resurser.
Det färdiga dokumentet lagras automatiskt i systemet under rätt kund, vilket gör det enkelt att hitta vid behov. För att underlätta dokumenthanteringen kan användaren lägga till taggar, vilket möjliggör en smidig sökning. Dokumentet kan även delas direkt via e-post eller snabbmeddelandetjänster som WhatsApp.
- Automatisk lagring: Det färdiga dokumentet sparas automatiskt i systemet under rätt kund, där det enkelt kan hittas i efterhand vid behov. Dokumenten sparas online, så en borttappad telefon kommer inte att förlora din ifyllda rapport!
- Dela via meddelande: Du kan enkelt dela det färdiga dokumentet direkt med din snabbmeddelandeapplikation till en kund, arbetsledare eller kollega.
- Skicka till e-post: Du kan skicka det färdiga dokumentet direkt till kundens eller ledningens e-post. Mottagarnas adresser kan hämtas direkt från företagets uppgifter.
- Hantera med taggar: Lägg till de taggar du vill ha i dokumenten så att du enkelt kan söka efter de dokument du vill ha efteråt. Taggar kan komma automatiskt per dokumentmall eller så kan du lägga till dem manuellt.
Vi presenterar funktionerna kostnadsfritt
Funktionell dokumentation är en viktig del av företagsledning och effektivitet. Easoft Docs erbjuder lösningar för att skapa, bearbeta och hantera dokument. I ett kostnadsfritt 30-minuters fjärrmöte tar vi reda på dina dokumentationsbehov och introducerar Easoft Docs.