Fylla i dokument

Easoft Docs kan ta era digitala dokumentationsprocesser till nästa nivå. Systemet är uppbyggt i användarvänligt gränssnitt som alla kan lära sig på nolltid. Utifrån informationen du uppger för Easoft Docs skapas det ett Pdf-dokument på nolltid. I själva mallen kan ni ha olika typer av element såsom textfält, datum, checkboxar, bilder och signaturer.

Framsida / Easoft Docs / Funktioner / Fyller i dokument

Elektronisk dokumentation kan spara er organisation hundratals timmar per år

PDF-filer med finstilta texter och trånga textrutor gör dokumentationsarbetet frustrerande, tidskrävande och onödigt svårt. När en bild ändå ska bifogas dokumentet eller när den ska skrivas ut separat för signering lämnas arbetet ofta ofullbordat eller ofullständigt.

Med Easoft Docs sker dokumentation extra smidigt. All nödvändig information implementeras direkt in i systemet på nolltid genom några klick. Dokumentation kan göras på vilken enhet som helst och alla kan i realtid justera dokumentet.

Dokumentationen börjar med att man väljer en dokumentmall

Dokumentet som ska fyllas i väljs från ditt företags dokumentbank. Banken har dokument som du har valt från vårt färdiga dokumentbibliotek eller enkelt skapat efter dina behov med dokumentredigeraren. I dokumentbiblioteket hittar du färdiga mallar för installationsprotokoll för luftvärmepump, webbplatsdagbok än till exempel fyrverkeritillstånd</a >.

Alla dokument, oavsett om de är valda från dokumentbiblioteket eller skapade själv, kan modifieras för att matcha ditt företags utseende. Korrekt färgläggning och ditt företags logotyp ökar dokumentens övertygelse och tillförlitlighet.

Att fylla i dokumentet är optimerat för mobila enheter

Själva ifyllningen av dokumentet är enkel. Ingen separat applikation behövs och dokumentering är enkel att utföra med vilken enhet som helst. Dokumenteringsvyn är optimerad för mobil användning: knapparna är tillräckligt stora och alla funktioner kan enkelt utföras på telefonen.

När medarbetaren har valt en lämplig dokumentmall öppnas dokumentfyllningsvyn för honom. Du behöver inte längre fylla i textfält, klicka på flera alternativ och lägga till bilder direkt i bildinfogningsfälten. Det är enkelt att lägga till bilder när systemet låter dig välja en bild från galleriet eller ta en bild med enhetens kamera medan du fyller på. Du kan också lägga till observationer till bilderna med ritverktyget.

Dokumentet fylls i nästan av sig självt, när personen som fyller i informationen utifrån checklistorna i systemet utför dokumentationsarbetet och bifogar bilder på objektet enligt instruktionerna.

Checklistorna i systemet vägleder den som fyller i dokumentet. På så sätt harmoniserar dokumentationen försäljnings- och installationsprocesserna och underlättar kvalitetskontrollen.

När dokumentationen är slutförd och ifylld markerar medarbetaren arbetsmomenten som slutförda och begär en elektronisk signatur vid behov.

Spara och dela ett dokument

Om dokumentet behöver signeras kan det göras elektroniskt antingen lokalt eller med stark autentisering a>. Inte heller i detta fall behöver dokumenten skrivas ut, skannas och postas separat.

Det färdiga dokumentet sparas automatiskt i systemet under rätt kund, där det enkelt kan hittas i efterhand vid behov. Om så önskas kan taggar läggas till i det sparade dokumentet, vilket gör dokumenthanteringen enklare. Det färdiga dokumentet kan också delas direkt via e-post eller WhatsApp, till exempel.

  1. Automatisk lagring: Det färdiga dokumentet sparas automatiskt i systemet under rätt kund, där det enkelt kan hittas i efterhand vid behov. Dokumenten sparas online, så en borttappad telefon kommer inte att förlora din ifyllda rapport!
  2. Dela via meddelande: Du kan enkelt dela det färdiga dokumentet direkt med din snabbmeddelandeapplikation till en kund, arbetsledare eller kollega.
  3. Skicka till e-post: Du kan skicka det färdiga dokumentet direkt till kundens eller ledningens e-post. Mottagarnas adresser kan hämtas direkt från företagets uppgifter.
  4. Hantera med taggar: Lägg till de taggar du vill ha i dokumenten så att du enkelt kan söka efter de dokument du vill ha efteråt. Taggar kan komma automatiskt per dokumentmall eller så kan du lägga till dem manuellt.


Vi presenterar funktionerna kostnadsfritt

Funktionell dokumentation är en viktig del av företagsledning och effektivitet. Easoft Docs erbjuder lösningar för att skapa, bearbeta och hantera dokument. I ett kostnadsfritt 30-minuters fjärrmöte tar vi reda på dina dokumentationsbehov och introducerar Easoft Docs.

Boka gratis presentation

Kolla in andra funktioner: