Har du nyligen startat ett bygg- eller hantverksföretag? När man är nystartad är det flertalet administrativa delområden som man måsta ha i åtanken. Faktureringsprogram måste införskaffas, affärssystem måste köpas in och en sund personalpolitik måste implementeras. Det viktigaste är trots allt att ditt företag faktiskt får betalt från dina kunder. För att ditt företag ska få betalt och samtidigt kunna uppvisa en så professionell sida av er organisation som möjligt, så är det av största vikt att ni har förstklassiga fakturamallar. I detta blogginlägg guidar vi dig till hur du skapar fakturamallar som kan ta din verksamhet till nästa nivå!
Företagets namn och logotyp
Ditt företagsnamn och logotyp är avgörande för att skapa en professionell image och öka varumärkesmedvetenheten med hjälp av ditt företags fakturor. Genom att inkludera dessa saker på ditt företags fakturamallar stärks er organisations företagsidentitet, och dina kunder får en tydlig igenkänningsfaktor varje gång de ser en av dina fakturor. Se alltid till att implementera ditt företags logotyp högst upp på fakturan så att mottagaren av fakturan tydligt sen loggan direkt vid mottagandet. En bonus är om du jobbar lite extra med att införskaffa en visuellt tilltalande faktura som verkligen återspeglar ett byggföretag på bästa sätt.
Kontaktinformation
Ditt företags kontaktinformation bör alltid implementeras så att det tydligt syns på faktura. Genom att inkludera ditt företaget adress, telefonnummer och e-postadress ger du kunderna möjlighet att snabbt komma i kontakt med dig vid eventuella fakturarelaterade frågeställningar. Tydligt synliga kontaktuppgifter skapar förtroende och ger dina kunder en känsla av att av att ditt företag alltid är öppet för dialog. Dina kunder ska aldrig behöva besöka din hemsida för att hitta dina kontaktuppgifter. Dessa ska vara tydligt uppmärkta direkt på din faktura.
Fakturadatum
Fakturadatum är det datum då fakturan utfärdades till din kund. Detta datum är viktigt eftersom det markerar när fakturan har skapats och när betalningsperioden börjar. Genom att tydligt ange fakturadatumet på fakturamallarna skapas en klar tidsstämpel för transaktionen, vilket är användbart för både ditt företag och kunden som tar emot fakturan. Din kund kan med andra ord fort och enkelt se vilken tidsperiod din faktura gäller.
Fakturanummer
Fakturanummer är ett unikt identifieringsnummer som tilldelas varje faktura som utfärdas av ditt företag. Detta nummer är avgörande för att skilja och spåra varje enskild faktura i bokföringen och fakturahanteringen. Genom att tillhandahålla ett unikt fakturanummer på varje faktura undviks förväxlingar och missförstånd vid betalning och rapportering. Det underlättar även för både ditt företag och kunden att hålla reda på fakturor, följa upp betalningar och underlätta bokföringsprocessen.
Kundinformation
Kundinformation är en viktigt information i dina fakturamallar och inkluderar kundens namn, adress och kontaktuppgifter. Genom att ha denna information på fakturan kan ditt företag säkerställa att fakturan skickas till rätt mottagare och att den når fram till kunden på rätt adress. En korrekt och komplett kundinformation bidrar till smidig kommunikation och enkel hantering av fakturor och betalningar.
Momsregistreringsnummer
Momsregistreringsnummer är ett unikt nummer som tilldelas företag som är momsregistrerade. Det är ett viktigt identifieringsnummer för momsregistreringen och används vid deklaration och redovisning av moms till skattemyndigheten. Om ditt företag är momsregistrerat bör dess momsregistreringsnummer inkluderas på fakturamallarna för att uppfylla lagkrav och ge tydlig information till kunden om momsbehandlingen. Att inkludera momsregistreringsnumret på fakturor visar också professionalism och att företaget följer allt gällande skattelagar och förordningar.
Betalningsvillkor
Betalningsvillkor är en viktig del av fakturamallar och specificerar de villkor som gäller för betalningen av fakturan. Detta inkluderar betalningsdatumet, det vill säga den datum då betalningen förväntas vara mottagen av ditt företag. Genom att tydligt ange betalningsdatumet ger du kunden en klar indikation på när betalningen bör ske. Du bör även alltid uppge vad som händer om kunden missar att betala sin faktura i tid.
Artikelbeskrivning
Det är viktigt att noggrant förklara de produkter eller tjänster som fakturan avser så att kunden enkelt kan identifiera vad som har levererats eller utförts. Genom att inkludera detaljerad information om varje artikel, såsom namn, beskrivning, mängd och pris, blir det tydligt för kunden vad fakturan täcker. För byggtjänster bör beskrivningen inkludera en klar förklaring av den utförda tjänsten, till exempel arbetsbeskrivning, timmar eller datum för utförande.
Avtalslängd
Avtalslängd eller mängd är en viktig del av fakturamallar och syftar till att tydligt ange hur många enheter av varje artikel som har levererats till kunden. Genom att inkludera denna information på fakturan blir det klart för kunden hur många av varje produkt som de har köpt eller hur många enheter av en viss tjänst som har utförts. För varor bör antalet specificeras i form av kvantitet, till exempel antal produkter eller paket. Om fakturan avser byggtjänster bör det klart framgå hur många enheter av tjänsten som har levererats, till exempel antal timmar arbete eller antal utförda uppdrag.
Pris per enhet
Pris per enhet är en central del av fakturamallar och syftar till att klart och tydligt specificera det pris som debiteras för varje enskild enhet av en produkt eller tjänst. För produkter innebär detta att priset för varje enskild produkt anges, medan för tjänster specificeras priset per timme, per uppdrag eller enligt den överenskomna prissättningen. Genom att inkludera pris per enhet på fakturan blir det tydligt för kunden vad varje produkt eller tjänst kostar, vilket underlättar för dem att förstå och granska fakturans kostnader. Det ger också transparens och förtroende mellan företaget och kunden och hjälper till att undvika missförstånd eller oenigheter om prissättningen.
Totalt belopp
Totalt belopp är den sammanslagna summan för hela fakturan, inklusive alla kostnader för produkter, tjänster och eventuell moms om det är tillämpligt. Genom att inkludera totalt belopp på fakturan ger du kunden en översiktlig bild av den totala kostnaden för deras inköp eller tjänster. Detta hjälper kunden att enkelt se den exakta summan de ska betala och underlättar för dem att verifiera att fakturan stämmer överens med överenskomna priser och leveranser.
Momsbelopp
Momsbeloppet specificerar den summa moms som kunden ska betala utöver priset för de köpta varorna eller tjänsterna. Genom att inkludera momsbeloppet på fakturan ger du kunden en tydlig uppfattning om hur mycket moms som tillkommer på deras köp. Detta underlättar för kunden att korrekt beräkna den totala kostnaden för inköpen och göra en riktig betalning.
Summa att betala
Summa att betala är den totala summan som kunden ska betala för din skickade faktura, inklusive moms om det är tillämpligt. Detta belopp är den slutgiltiga kostnaden som kunden förväntas betala för de köpta varorna eller tjänsterna, inklusive alla kostnader och eventuell moms. Genom att inkludera summa att betala på fakturamallarna ger du kunden en klar och entydig indikation på den exakta summa som de ska betala. Detta underlättar för kunden att snabbt och enkelt göra rätt betalning utan missförstånd eller felaktigheter.
Betalningsmetod
Betalningsmetod ger tydlig information om vilka betalningsmetoder som företaget accepterar för fakturan. Detta inkluderar vanligtvis olika alternativ som banköverföring, kontantbetalning eller kortbetalning. Genom att inkludera information om betalningsmetoder på fakturamallarna ger du kunden möjlighet att välja den mest bekväma och lämpliga betalningsmetoden för dem. Detta kan bidra till att underlätta betalningsprocessen för kunden och öka sannolikheten för att fakturan betalas i tid.
Företagets betalningsdetaljer
Företagets betalningsdetaljer är en viktig del av fakturamallar och innebär att inkludera företagets bankinformation som kunden kan använda vid betalning. Detta inkluderar vanligtvis företagets namn, bankkontonummer, IBAN, BIC/SWIFT-kod och eventuella andra relevanta detaljer som kan krävas för att genomföra betalningen. Genom att tillhandahålla tydliga och korrekta betalningsdetaljer på fakturamallarna gör du det enklare för kunden att genomföra betalningen på ett smidigt sätt. Kunden kan använda den angivna bankinformationen för att göra en banköverföring eller använda den för att göra en onlinebetalning, beroende på den valda betalningsmetoden.
Behöver ditt företag fakturamallar? Bekanta er med våra tjänster
Låter allt denna information krånglig att utföra? Vi på Easoft har tagit fram en smidig lösning för ditt företag! För att du som företagsledare ska kunna fokusera på din verksamhetsstyrning så har vi på Easoft skapat fakturamallar anpassade efter bygg- och hantverksföretag behov. Det enda du som företagsledare behöver göra är att fylla i de mest grundläggande faktureringsuppgifterna. Utifrån informationen som du ger oss skapas det sedan en färdig faktura som du kan skicka via vårt system. Fakturorna är visuellt tilltalande och snygga! Du hittar våra smidiga lösningar gällande fakturamallar i vårt verktyg Easoft Docs. Du kan läsa mer om våra smidiga fakturatjänster genom att besöka följande målsida.