Många små och medelstora hantverksföretag har ofta en förutfattad uppfattning att affärssystem är för dyra för dem, men i verkligheten stämmer det sällan. Ett system som Easoft kan inte bara effektivisera verksamheten utan också betala tillbaka sin kostnad inom ett år. Genom att automatisera manuella processer, förbättra lönsamhetsuppföljningen och ge en tydligare översikt över er verksamhetsstyrning kan vårt system bidra till både kostnadsbesparingar och ökade intäkter. Trots att den initiala investeringen kan verka hög, ger den ofta en betydande avkastning på lång sikt. Här presenterar vi fem faktorer som gör detta möjligt, med konkreta exempel på hur ni kan spara tid och pengar
1. Automatiserad offert- och fakturahantering
Manuell hantering av offerter och fakturor är tidskrävande och ökar risken för fel som kan leda till uteblivna intäkter. Easoft förenklar processen med förinställda mallar och färdiga prisuppgifter, vilket gör det enkelt att snabbt skapa och skicka offerter digitalt. Systemet låter dig följa upp offerten i realtid, vilket snabbar upp försäljningsprocessen och ökar chanserna till fler affärer. Om ditt företag skickar 10 offerter per vecka kan Easoft spara flera timmar i veckan och bidra till ökade intäkter genom att undvika missade faktureringar.
2. Effektiv arbetsledning och tidsbesparingar
Att hålla koll på arbetsscheman, materialbeställningar och resursallokering är ofta en utmaning inom byggbranschen. I många fall sker kommunikationen mellan olika projektintressenter via e-post, telefon eller papper, vilket leder till missförstånd och förlorad arbetstid. Ett företag med fem anställda installatörer som använder pappersbaserade scheman kan förlora tusentals kronor om ett jobb blir försenat på grund av missförstånd genom dessa manuella kommunikationsmetoder. Med Easofts digitalt kalendersystem där alla uppdateringar sker i realtid och personalen kan se sina scheman direkt i mobilen, minskar företaget onödiga förseningar och förbättrar arbetsflödet.
3. Förbättrad lönsamhetsuppföljning
Med hjälp av ett affärssystem kan företag följa upp lönsamheten för varje projekt i detalj. Realtidsdata ger företagsledare möjlighet att se exakt vilka projekt som är lönsamma och vilka som behöver justeras. Ett byggföretag som tidigare saknat full insyn i projektkostnader kan med ett affärssystem upptäcka att vissa projekt överskrider budgeten på grund av extra arbetstimmar och materialkostnader som inte fångats upp korrekt. Med ett system som Easoft kan dessa kostnader övervakas noggrant i realtid, vilket gör det möjligt att undvika liknande kostnadsöverdrag i framtiden, samtidigt som justeringar kan göras direkt i pågående projekt. Detta kan spara företaget tiotusentals kronor årligen.
4. Säker dokumentation och papperslös hantering
Fysiska dokument kan lätt försvinna eller försenas, vilket orsakar stress för både anställda och kunder. Genom elektronisk dokumenthantering, som med Easoft Docs, lagras alla dokument säkert online och kan delas med ett enkelt knapptryck. En arbetsledare som behöver signera och skicka tillbaka en viktig arbetsorder kan göra det digitalt istället för att använda papper och post, vilket kan spara både tid och pengar.
5. Förbättrad kundupplevelse och långsiktig tillväxt
Ett byggföretag som tidigare har svårt att hålla koll på tilläggsarbeten och ofta missar att fakturera dessa, kan genom att implementera Easoft förändra sitt arbetssätt. Med Easoft blir det enkelt att snabbt registrera tilläggsarbeten direkt i systemet och skicka fakturor omgående. Företaget upptäcker att de tidigare gick miste om upp till 25 % av tilläggsarbetena. Tack vare den förbättrade uppföljningen ökar företagets intäkter, samtidigt som kundnöjdheten stiger eftersom projekten får en mer professionell hantering. Detta resulterar i fler återkommande affärer och en långsiktig tillväxt.
Ekvations gällande tidsvinster
Låt oss anta att vi har ett hantverksföretag med en årlig omsättning på 13 miljoner kronor. Företaget har tre säljare, tio montörer, en VD, en arbetsledare och en sekreterare. Innan de implementerade ett affärssystem som Easoft, såg deras arbetsprocesser ut så här:
- Vd:n spenderar 3 timmar varje fredag på att hantera fakturor.
- Sekreteraren spenderar 8 timmar varje månad på att sammanställa tidrapporter och skapa löneunderlag.
- Säljarna behöver 30 minuter per offert, och gör 5 offerter i veckan.
- Det sker inom organisation ingen ordentlig uppföljning av projektens lönsamhet.
- Tilläggsarbeten på projekten fakturerades ofta inte, och 25 % av dessa går förlorade.
Efter att Easoft infördes förändrades mycket:
- Faktureringen automatiseras och tar nu endast 30 minuter per vecka.
- Löneunderlaget skapas digitalt, vilket reducerar sekreterarens arbete till 1 timme per månad.
- Offerter tar nu bara 5 minuter att skapa tack vare automatiserade mallar.
- Tilläggsarbeten faktureras automatiskt, och projektuppföljningen ger insikt i lönsamheten och korrigeringar kan fort utföras i realtid vilket ökar lönsamheten på alla projekt.
Kostnadsbesparingarna i rena kronor varierar stort mellan olika organisationer och beror på flertalet faktorer. Det som är klart är att tid är pengar – ju mer tid ni sparar rent tidsmässigt, desto mer pengar sparar ni även och ökar likaså lönsamheten. Kan man även öka säljarnas säljfrekvens brukar det för det mesta leda till fler och större affärer.
Boka gärna en kostnadsfri demo
Vill ni veta mer om hur vi kan hjälpa er spara pengar via vårt affärssystem? Vi rekommenderar er att kontakta oss för en genomgång av hur vårt affärssystem kan anpassas efter just era behov. Låt oss tillsammans hitta lösningar som kan optimera er verksamhet och bidra till betydande kostnadsbesparingar.
Du kan boka en kostnadsfri demo genom följande länk: https://easoft.se/gratis-demo/