Går ert bygg- eller hantverksföretag i tankarna att byta affärssystem? Eller går ni i tankarna att för första gången införskaffa ett affärssystem. I den här artikeln vill vi belysa hur smidigt det är att byta till Easofts affärssystem från ett annat system. Vi kommer även lyfta fram hur det är att implementera systemet om man tidigare aldrig haft någon form form av system. Implementering och byte av affärssystem är ofta något som bekymrar nya kunder, oavsett om de kommer från ett tidigare system eller aldrig haft ett affärssystem förut. Många har istället använt Excel-dokument och kanske ett faktureringsprogram.
Det är inte ovanligt att företag står inför olika utmaningar beroende på deras tidigare arbetsprocesser, vilket gör att systembytet kan upplevas som komplext. Samtidigt kan det vara svårt att hitta tid för ett systembyte i en hektisk vardag, även om det nya systemet är efterlängtat.
Vi anser att implementeringsfasen är den viktigaste delen i hela processen vid införskaffandet av ett nytt affärssystem. Därför strävar vi efter att säkerställa att den blir så smidig och framgångsrik som möjligt. Det är viktigt att kunden har en realistisk bild av vad processen innebär och vilka steg som krävs för att Easofts affärssystem ska fungera optimalt och möta verksamhetens specifika behov.
I den här artikeln delar vi, utöver våra egna erfarenheter, insikter från två av våra kunder: Jaakko Lehtola från Tasoitetalo Oy och Jari Mäkelä från Ilmajoen Kattomestarit Oy. Tasoitetalo Oy har cirka 30 anställda och bytte från ett annat affärssystem, medan Ilmajoen Kattomestarit Oy, med sina 6 anställda, aldrig tidigare hade använt något affärssystem.
Steg 1: Uppstartsmöte – en grundlig genomgång av kundens behov
Implementeringsprocessen inleds alltid med ett uppstartsmöte, där Easoft och kunden möts antingen fysiskt eller digitalt. Inför mötet är det optimalt om kunden har skickat förhandsinformation som användaruppgifter, produktlistor och kundregister, vilket vi går igenom mer i detalj under mötet.
Syftet med uppstartsmötet är att definiera de exakta behoven för systemet och därmed kunna skräddarsy det efter kundens specifika krav. Implementeraren sätter sig in i kundens verksamhet och mål för att säkerställa att systemets funktioner blir optimalt anpassade. Många frågor kommer att ställas kring vad ni som kund exakt vill få ut av systemet. Detta möte lägger grunden för hur systemet kommer att byggas och anpassas.
– Hela denna process var extremt enkel, skulle jag vilja säga. Easofts representant var mycket kommunikativ och lyssnade på mina behov. Jag och Easoft-representanten förstod varandra direkt, och de kunde snabbt hitta den bästa lösningen för oss, säger Jaakko Lehtola från Tasoitetalo Oy.
Steg 2: Anpassning av systemet
Efter uppstartsmötet börjar implementeraren bygga systemet för att passa företagets unika behov. Det är här informationen som kunden har givit oss blir extra värdefull. Även om det innebär att kunden kan behöva lägga ner lite extra tid på att förbereda information och fundera på vilka funktioner de vill ha, betalar sig denna insats många gånger om i form av ökad effektivitet och bättre arbetsflöden.
– Det krävdes några kvällar att samla in uppgifter och tänka igenom våra behov, men vi fick tillbaka det mångfalt med det nya systemet. När allt väl är på plats, är allt extremt enkelt, säger Jari Mäkelä från Ilmajoen Kattomestarit Oy.
– Innan implementeringen behövde vi granska våra egna arbetsprocesser och tänka på dem ur ett nytt perspektiv. Funktionerna i Easoft var annorlunda jämfört med vårt tidigare affärssystem. Vid bytet av system var vi tvungna att överväga hur våra egna processer skulle förändras. All information var dock redan insamlad i det tidigare systemet, så det krävde inte mycket arbete från vår sida. Implementeringsansvarig tog väl hand om oss och genomförde övergången på ett mycket bra och snabbt sätt. Han hjälpte alltid till när det behövdes, säger Jaakko Lehtola
Steg 3: Utbildning och implementering
För oss på Easoft är utbildning och ett kundcentrerat förhållningssätt alltid en central aspekt. När systemet är anpassat till verksamheten inleds utbildningen. Vanligtvis genomförs tre utbildningsdagar så att hela er organisation verkligen ska ha full insyn i hur systemet fungerar. Den första dagen fokuserar på nyckelpersonerna i företaget. Några veckor senare hålls en andra utbildningsdag för att följa upp och säkerställa att systemet används på rätt sätt. Den tredje och sista utbildningsdagen äger rum ett par månader efter systemets lansering, då användarna är mer bekanta med systemet och kan börja optimera sin användning.
Beroende på företagets storlek och behov kan systemet införas i olika steg. I vissa fall kan grundfunktionerna, som fakturering och tidrapportering, införas först för att senare kompletteras med mer avancerade funktioner när verksamheten har kapacitet för det.
Vilken ordning olika grupper inom företaget börjar använda programmet beror på företagets unika egenskaper och implementerarens rekommendationer. Ofta börjar nyckelpersoner med att lära sig de grundläggande funktionerna, varefter övriga användare följer efter. Gränssnittet är utformat för att vara lätt att lära sig och lätta att använda, vilket gör det möjligt för dem att snabbt komma igång.
– Utbildningsdagarna var väldigt tydliga, pedagogiska och innehållsrika. Vi började med cheferna och sen introducerade vi systemet för övriga anställda. Det gjorde övergången mycket enklare för alla. Alla kom fort in i systemet och kunde börja arbeta med det, säger Jaakko Lehtola.
Exempel 1: Byggföretag som byter från ett befintligt affärssystem till Easoft
Företag A, ett byggföretag med 25 anställda, hade använt ett äldre affärssystem som inte längre mötte deras behov. Projektledning och tidrapportering började bli ineffektiva, och de upplevde svårigheter med att hantera komplexa projekt och hålla koll på kostnader.
Vid övergången till Easoft startade processen med ett uppstartsmöte där företagets specifika behov kartlades. Därefter anpassades systemet för att matcha arbetsflödena, vilket inkluderade en förbättrad hantering av projekt och kostnadskontroll. Implementeringen gick smidigt, och utbildningsdagarna gjorde att personalen snabbt kunde ta till sig det nya systemet. Detta ledde till ökad effektivitet och bättre översikt över både projekt och ekonomiska rapporter.
Exempel 2: VVS-företag som går från Excel till Easoft
Företag B, ett VVS-företag med 10 anställda, hade länge använt Excel och ett enkelt faktureringsprogram för att hantera sin verksamhet. När verksamheten växte blev den manuella hanteringen tidskrävande och ineffektiv, vilket ledde till att de letade efter en mer strukturerad lösning.
När de valde att implementera Easoft började processen med ett uppstartsmöte där företagets behov och arbetsprocesser analyserades. Systemet skräddarsyddes sedan för att automatisera och effektivisera tidsrapportering, materialhantering och fakturering. Med hjälp av utbildningsinsatserna fick personalen snabbt grepp om systemet, vilket resulterade i bättre kontroll och översikt över projekten och mindre tid åt administrativt arbete.
Hur går implementeringen av Easoft ERP-system till?
Implementeringen av Easofts ERP-system börjar med ett uppstartsmöte där företagets behov och mål kartläggs. Systemet anpassas sedan noggrant för att matcha företagets arbetsflöden, och utbildningen följer i tre steg för att säkerställa att alla användare är bekanta med funktionerna.
Processen kan sammanfattas upp i dessa steg:
- Uppstartsmöte: En första genomgång av verksamhetens behov, där systemets funktioner anpassas för att möta dessa.
- Systemanpassning: Easoft bygger och skräddarsyr systemet efter företagets önskemål.
- Utbildning och lansering: Systemet införs gradvis med utbildningsdagar och uppföljning för att säkerställa optimal användning.
Oavsett om företaget tidigare har använt ett affärssystem eller inte, är målet att göra implementeringen så smidig som möjligt för att minimera störningar i den dagliga verksamheten.
Viktigt att tänka på vid byte till Easofts affärssystem
- Förbered företagets data: Ha uppdaterade listor över produkter, kunder och tjänster redo för att underlätta implementeringen.
- Granska nuvarande processer: Ett systembyte ger en möjlighet att omvärdera och förbättra befintliga arbetsflöden inom eran organisation.
- Avsätt tid för utbildning: Se till att både chefer och medarbetare får tillräckligt med tid för att lära sig systemet och anpassa det till sin verksamhet. På sikt kommer ni spara mycket pengar för er organisation om alla vet hur man arbetar med systemet.
Är ni intresserade av att byta eller införskaffa vårt system? Kontakta oss gärna för en konsultation så hjälper vi er med nästa steg!
Boka gärna ett möte genom följande länk: https://easoft.se/gratis-demo/