Jobbar ert företag fortfarande med fysiska pappersdokument när det kommer till dokumenthantering? Det finns en hel del risker med detta tillvägagångssätt som vi vill lyfta fram med denna artikel. Inom byggbranschen, där precision, snabbhet och effektivt samarbete är avgörande, kan manuell dokumenthantering skapa allvarliga risker som påverkar både projektens genomförande och företagets övergripande prestation. Här utforskar vi några av de största riskerna med manuell hantering och varför det är hög tid att överväga en digital övergång.
1. Fysiska skador
När dokument enbart existerar i fysisk form är de ständigt hotade av olyckor. Brand, vattenläckor eller andra oförutsedda händelser kan snabbt förstöra ovärderliga dokument. Vid kontorsflyttar finns det också en påtaglig risk att viktiga handlingar försvinner eller skadas under transporten. Tänk dig till exempel en byggfirma förvarar sina bygglov, ritningar och arbetsorder i ett kontor som plötsligt drabbas av en vattenläcka. Viktiga papper blir förstörda, vilket försenar projekt och leder till kostsamma återhämtningar.
2. Mänskliga misstag
Människor är inte ofelbara. Att förlita sig på manuell arkivering innebär att dokument kan förläggas, hamna fel eller oavsiktligt förstöras. Det är inte ovanligt att viktiga papper tappas bort i pappershögar, vilket kan få förödande konsekvenser för projektets tidslinje och resultat. Ett bra exempel är en arbetsledare råkar placera viktiga ritningar för ett pågående projekt i fel pärm. När byggteamet senare söker efter dem, finns de inte att hitta, vilket resulterar i att arbetet avbryts tills ritningarna återfinns eller ersätts. Tiden som kommer gå åt att leta upp dokumentet kommer kosta ert bolag både tid, energi och resurser helt i onödan.
3. Osmidigt att hitta dokument
Inom bygg- och hantverksbranschen är tid pengar. Långdragna sökningar efter specifika dokument i ett omfattande pappersarkiv bli en dyr affär för ert företag. Utan en strukturerad och systematisk hantering är det lätt att viktig information försvinner i mängden, vilket skapar frustration och stress. Vid en inspektion behöver projektledaren snabbt få fram säkerhetsdokumentation för ett bygge. Om dessa dokument är förvarade i ett oorganiserat arkiv kan det ta timmar att hitta rätt papper, vilket försenar inspektionen och påverkar projektets tidsplan.
4. Fördröjda beslut
Snabb tillgång till information är viktigt för att fatta välgrundade beslut. När dokument är svåra att hitta kan det leda till förseningar, som i sin tur kan skada relationer med kunder och leverantörer, och påverka företagets rykte negativt. Det kan till exempel bli problem för ert företag om en leverantör kräver omedelbar bekräftelse på en orderförändring, men eftersom dokumentationen inte kan hittas i tid, tvingas projektet till en dyr fördröjning, och leveransen skjuts upp. Detta kommer inge visa upp någon form av professionell approach av er organisation.
5. Samarbetssvårigheter
I en tid då många projekt involverar team från olika delar av världen, kan fysisk dokumenthantering bli ett allvarligt hinder. När dokumenten är bundna till en fysisk plats blir det svårt för medarbetare på andra platser att få tillgång till dem, vilket försvårar effektivt samarbete. Ett byggprojekt i en annan stad kräver att arkitekterna skickar ritningar fram och tillbaka mellan olika kontor. Fysiska dokument måste fraktas eller skannas och mejlas, vilket skapar förseningar och ökar risken för att felaktiga versioner används. Processer som detta kommer även ta onödiga resurser från ert bolag.
6. Versionshantering
När flera personer arbetar med samma fysiska dokument ökar risken för att olika versioner av dokumentet sprids. Detta kan skapa förvirring och leda till misstag, då det är svårt att avgöra vilken version som är den senaste och mest uppdaterade. Tänk dig att under ett byggmöte visar det sig att olika medlemmar av teamet använder olika versioner av en byggplan. Detta leder till förvirring och kräver att hela teamet samlas för att säkerställa att alla arbetar från den senaste uppdaterade planen.
7. Mänskliga fel
Vid manuell hantering av data är risken för fel betydligt högre. Ett enkelt misstag vid datainmatning eller kopiering kan få allvarliga konsekvenser, särskilt i byggbranschen där varje detalj är viktig. När ändringar görs manuellt blir det också svårt att hålla reda på vem som har gjort vad och när, vilket kan skapa osäkerhet och förvirring. Det kan handla om att en snickare får en handskriven order om att ändra en väggplacering, men på grund av ett skrivfel byggs väggen på fel plats, vilket kräver ombyggnad och extra kostnader för företaget.
8. Utmaningar att upprätthålla standarder
Att säkerställa att alla dokument följer de gällande reglerna och standarderna kan vara en utmaning när hanteringen sker manuellt. Dokument kan missas att uppdateras eller arkiveras felaktigt, vilket ökar risken för att företaget inte uppfyller lagstadgade krav. Tänk dig till exempel vid en revision upptäcker myndigheterna att företagets säkerhetsdokumentation är utdaterad och inte följer de senaste byggstandarderna, vilket leder till böter och tvingande förändringar i verksamheten.
9. Miljöpåverkan
Manuell dokumenthantering kräver stora mängder papper, vilket inte bara påverkar företagets kostnader utan också bidrar till negativ miljöpåverkan genom avskogning. En byggfirma som förbrukar stora mängder papper för kontrakt, ritningar och arbetsorder bidrar till avskogning, vilket påverkar deras miljöavtryck och företagsprofil negativt. I en affärsvärld där ett hållbart tankesätt blir mer viktigt, så är det av högsta rang att kunna uppvisa att man faktiskt bryr sig om hållbarhetsfrågor.
Fördelarna med digital dokumenthantering
För att minimera riskerna och öka verksamhetens effektivitet är det hög tid att övergå till digital dokumenthantering.
Här är några av de främsta fördelarna:
- Alla dokument är lättillgängliga från en central plats, vilket minskar risken för förlorad information och möjliggör snabb åtkomst när det behövs som mest.
- Digitala system gör det enkelt att snabbt hitta specifika dokument, vilket sparar tid och minskar risken för förseningar.
- Med digitala lösningar kan flera personer arbeta med samma dokument samtidigt, oavsett var de befinner sig, vilket underlättar samarbete och förbättrar projektets flöde.
- Alla ändringar registreras automatiskt, vilket gör det enkelt att se vem som har gjort vad och säkerställer att alla arbetar med den senaste versionen.
- Digitala system erbjuder automatisk säkerhetskopiering, vilket skyddar mot dataförlust och ger ökad trygghet.
- Genom att minska behovet av papper och energikrävande processer, bidrar digital dokumenthantering till att minska företagets miljöpåverkan.
Vill du undvika riskerna med manuell dokumenthantering?
Vill du undvika riskerna som manuell dokumenthantering för med sig? Via på Easoft har utvecklat ett system för digital dokumenthantering. Via vårt system kan du helt digitala hantera alla era dokument, utföra kontroller och ha alla dokumenten samlade på ett och samma ställe.
Klicka gärna på följande länk så kan du läsa mer om våran lösning: https://easoftdocs.se/