Avsikten med byte av ett system är naturligt nog att optimera företagets funktioner och därigenom göra affärsverksamheten lönsammare. Har verksamhetstyrningssystemet valts rätt och ibruktagandet skötts ordentligt, kommer detta att ske.
Varför hör vi då om fall där ibruktagandet av något program har gett gråa hår eller att programmet aldrig har använts ordentligt i praktiken trots att man har betalat för det? Sammantaget är naturligtvis grunden för allt att man lyckas välja rätt partner och ett verksamhetsstyrningssystem som passar företagets syften. Rätt partner kan berätta om de rätta stegen för ibruktagandet av systemet.
Förutom rätt systempartner har företagsledningen en betydande roll vid ett lyckat utbyte/ibruktagande av systemet.
Viktigaste frågorna som företagsledningen bör uppmärksamma på basis av våra egna observationer:
- Man ska sätta sig in tillräckligt i förberedelserna för ibruktagandet och identifieringen av de egna behoven. Vilka är det mest centrala sakerna som vi vill förbättra med hjälp av programmet? Vilka saker påverkar anbudskalkyleringen i vårt företag? Vilka är för oss centrala rapporter som vi vill följa upp? Inte ens ett bra verksamhetsstyrningssystem i sig kan lösa företagets problem; problemen löses med ett bra program kombinerat med företagsledningens vilja att utveckla företaget.
- Inkludering av medarbetare i utbildningen och tillräcklig introduktion för dem. Även om leverantören av programvaran ger instruktioner om ibruktagandeprocessen, ligger det på företagarens ansvar att se till att att även säljare och installatörer och alla medarbetare i olika positioner tillgodogör sig användningen av programmet så bra som möjligt.
- Förändringsledning har en central roll, speciellt om man tidigare inte har använt sig av något system i företaget. Företagsledningen bör ta hänsyn till eventuellt motstånd mot förändringar även om företagsledningen själv inte har problem med detta. Det handlar ofta om små ändringar av rutiner till exempel vad gäller registrering av arbetstimmar, men om ändringar av rutiner inte krävs tillräckligt kraftigt direkt från början, tar inlärningen av rutiner onödigt mycket tid.