Vad bör ett styrelsemötesprotokoll innehålla?

Sitter du i styrelsen för att bygg- eller hantverksföretag? Då är det extra viktigt att du har koll på vad ett styrelsemötesprotokoll måste innehålla. Att föra protokoll under ett styrelsemöte är en viktig och nödvändig process för att dokumentera beslut, ansvarsområden och diskussioner. Ett välskrivet protokoll är viktigt för er organisation för att hålla styrelsemedlemmar informerade och för att säkerställa rättvisa och öppna beslut. Genom följande artikel vill vi guida dig i vad ett styrelsemötesprotokoll bör innehålla. Vi hoppas att du genom denna guide ska kunna ta ditt arbete kring styrelsemötesprotokoll till nästa nivå.

Grundläggande information om styrelsemötet

Du ska alltid i ditt styrelsemötesprotokoll ange datum, tid och plats för mötet. Vidare måste du alltid tydlig skriva med närvarolista över alla deltagare. Närvarolistan bör även tydligt informera om alla deltagares olika befattningar inom organisationen.

Genomgång och godkännande av föregående styrelsemötets protokoll

Ditt styrelsemötesprotokoll bör även innehålla en sammanfattning av föregående styrelsemötets agenda. Vidare ska protokollet även innehålla en godkännande från samtliga personer i styrelsen.

Dagordning för ert styrelsemöte

Protokollet bör även innehålla en strukturerad lista över punkter som behandlades under mötet. Detta ger en snabböverblick för läsaren av protokollet och underlättar navigering genom protokollet i efterhand. Det är viktigt att inte missa några detaljer inom detta delområde.

Rapporter från styrelsemedlemmarna

Styrelsemedlemmar och ansvariga bör lämna rapporter om sina områden, vilket ger en uppdatering om företagets prestationer och utmaningar. Till exempel måste marknadsföringsavdelningen uppge information om vad som händer inom deras avdelning.

Information om diskussioner och beslut

Styrelsemötesprotokollet bör innehålla en detaljerad redogörelse för de diskussioner som fördes under mötet och de beslut som fattades. Det är viktigt att inkludera rösträkningen och eventuella reservationer eller motstånd.

Uppföljning av tidigare beslut

Protokollet ska även innehålla en sektion som markerar framsteg eller eventuella utmaningar i genomförandet av tidigare fattade beslut. Det kan röra sig om information om något projekt som beslutades att genomföra efter föregående mötet.

Eventuella frågor eller övriga ärande

Det kan likväl vara klokt att i protokollet ge utrymme för att ta upp oväntade eller akuta ärenden som kan ha uppstått under mötet. Skriv in dessa tydligt i protokollet så att ni kan avhandla dessa vidare under ett senare möte.

Datum och plats för nästa möte

Protokollet ska innehålla klargörande av när och var det kommande styrelsemötet kommer att äga rum. Det kan tyckas som en liten informationsbagatell, men detta är en viktig information att implementera in i styrelseprotokollet.

Ett viktigt dokument för hela er organisation

Att skapa ett styrelsemötesprotokoll är en konstform och kräver noggrannhet och struktur. Genom att följa dessa riktlinjer kan du säkerställa att protokollet blir en tillgång för styrelsen och en pålitlig källa för historisk information och ansvarsutkrävande. Bra strukturerade styrelsemötesprokoll kan hjälpa er att ta er verksamhetsstyrning till nästa nivå.

Digitala styrelsemötesprotokoll med Easoft

Vi på Easoft har utvecklat ett verktyg vars syfte är att hjälpa dig med att effektivisera arbetet med styrelseprotokoll. Med hjälp av vårt dokumentationsverktyg Easofts Docs får du tillgång till digitala dokumentmallar för styrelseprotokoll.  Det räcker med att du fyller i den mest grundläggande informationen om ert möte in i de digitala mallarna. Utifrån informationen du uppger för systemet skapas det sedan styrelsemötesprotokoll på nolltid till dig.

Vad är fördelarna med våra digitala styrelsemötesprotokoll?

Effektivt och snabbt

Att skapa mötesprotokoll via vårt system är extremt snabbt och tidseffektivt. Du behöver inte manuellt skriva ner massa information på ett fysiskt papper eller via din bärbara dator. Det räcker att du bara uppger den mest grundläggande information och utifrån detta skapas det mötesprotokoll.

Säker hantering av mötesprotokollen

På Easoft jobbar vi alltid med säkerhet och trygghet för våra kunder. Protokollen är alltid säkert lagrade och åtkomliga för behöriga personer när som helst och var som helst. Vidare behöver du aldrig vara orolig över att något protokoll av misstag kommer bort. Att lagra protokoll i vårt system är extremt säkert!

Dela dina styrelsemötesprotokoll

Vårt system har funktioner som låter dig dela ditt mötesprotokoll direkt efter avslutat möte till alla intressenter. Det behöver bara uppge alla mottagares e-postadress och sedan kan du via systemet skicka i väg protokollet. Informationen kring ett styrelsemöte når alla intressenter direkt efter avslutat möte.

Ett miljövänligt alternativ

Easoft Docs digitala dokument är likväl extremt miljövänliga. Genom helt sluta använda fysiska pappersdokument blir nu en miljömedveten organisation. Likväl behöver ni inte längre köpa in pappersdokument, patroner till skrivare och eller ens skicka dokumenten via fysisk post. Ni sparar med andra ord både på omvärlden och er ekonomi.

Är ni intresserade av våra lösningar?

Om du är intresserad över att läsa mer om våra digitala styrelsemötesprotokoll rekommenderar vi dig till att besöka vår systersajt Easoft Docs. Där kan du läsa mer om hur vår tjänst i praktiken fungerar. DU kan även via hemsidan boka en helt kostnadsfri genomgång över vårt verktyg. 

Vill du läsa mer om våra digitala styrelsemötesprotokoll kan du göra det via följande länk: https://easoftdocs.se/dokumentmall/styrelsemotesprotokoll/

Du kan boka din kostnadsfria demo via följande länk: https://easoftdocs.se/gratis-demo/