Vad ingår i ett affärssystem?

Funderar du på att införskaffa ett affärssystem för ditt byggföretag? Vet du inte riktigt vad ett affärssystem är och vilka funktioner som faktiskt ingår i själva systemet? Kortfattat skulle man kunna säga att ett affärssystem utgör kärnan i många företags dagliga verksamhet och spelar en avgörande roll i att effektivisera processer och hantera olika affärsområden. Men vad ingår egentligen i ett affärssystem? Låt oss ta en närmare titt på de viktiga komponenterna.

Ekonomistyrning

Ett område där ett affärssystem hjälper din organisation är inom ekonomistyrning. Genom systemet kan du automatisera och digitalisera stora delar av din ekonomistyrning.

Följande delområden kan ett affärssystem hjälpa dig med inom ekonomistyrning:

Bokföring

Ett affärssystem kan hjälpa dig med allt inom bokföring. Du kan till exempel spåra och hantera alla ditt företags olika ekonomiska transaktioner. Vidare kan du genom affärssystemet utföra all form av bokföring med några få klick på din dator, vilket eliminerar behovet av manuell bokföring.

Kostnadsredovisning

Ett affärssystem ger insikter i kostnadsredovisning för er organisation. Du får redovisat allt kring företagets kostnader och deras källor i visuellt tilltalande grafer, tabeller och andra element.

Budgetering

Budgetering är avgörande inom bygg- och hantverkssektorn. Med hjälp av ett affärssystem kan du digitalt utföra all form av budgetering för ditt företag och följa upp projektens utveckling i förhållande till budget. Det finns naturligtvis många fler funktioner gällande ekonomistyrning i ett affärssystem, men dessa är några övergripande delområden som förhoppningsvis ger dig insikter i hur smidigt det är att jobba med ekonomistyrning i ett affärssystem.

Lagerhantering

Ett annat viktigt delområde för att bygga ett framgångsrikt byggföretag är inneha 110% koll på sin lagerhantering. Även inom detta delområde finns det förstklassig hjälp att få med hjälp av ett affärssystem

Ett affärssystem hjälper till exempel till med följande delområden inom lagerhantering.

Inventariehantering

Systemet kan hjälpa dig att registrera och övervaka ditt företags tillgångar och deras rörelser, inklusive realtidsinformation om byggmaterial tillgängligt och varningar när det är dags att köpa nytt material.

Orderhantering

Vidare kan ett affärssystem effektivisera hanteringen av order från mottagande till leverans. Du ser via systemet direkt helt digitalt när en order har blivit lagd och kan påbörja arbetet med den. Alla i din personalstyrka ser desutom detta helt i realtid, vilket betyder att de som ska utföra arbetet fort kan påbörja arbetat efter inkommen order.

Lagersaldo

Som tidigare nämnt kan ger ett affärssystem dig realtidsinformation om lagersaldon för att optimera lagernivåer. Du kan även i efterhand se hur mycket byggmaterial det till exempel har gått åt i somliga specifika projekt och utifrån detta även planera framtida projekt. Vidare slipper du att ha massa materia liggande helt i onödan i ditt lager som inte förbrukas. Material som bara ligger i ditt lager och inte används är en stor resursförstörare som alla byggföretag skulle vilja undvika.

Personalhantering

Ett annan område där affärssystem kommer till nytta är all inom personalhantering. Du kan i systemet hantera löner, tidrapporter och annan form av personalinformation. Affärssystemet ger dig med andar ord alla verktyg för att kunna hantera din personal på bästa sätt.

Löneadministration

Via affärssystemet får du hjälper dig att jobba administrativt med allt som berör dina personals löner. Via systemet kan du helt digitalt hantera löneberäkningar för dina anställda. Du kan även skapa lönebesked som du sedan direkt via systemet skickar ut till dina anställda.

Tidsrapportering

Majoriteten av affärssystem erbjuder även någon form av tidrapporteringsfunktioner för dina anställda. Dina anställda kan via systemet registrera sin ankomst till arbetsplatsen och när de avslutar sin arbetsdag. All denna information kan användas som löneunderlag eller likväl som faktureringsunderlag direkt till slutkund. Du som företagsägare kan via systemet även se all information gällande din personals tider i systemet, vilket ger dig förstklassiga nycklar till att utveckla ditt företags verksamhetsstyrning.

Personalinformation

I ett affärssystem kan du registrera och bevara all information kring din personal på ett säkert sätt. Du behöver med andra ord inte längre ha information kring din personal sparat i Excel-dokument och andra otympliga dokumentformat. Genom att införskaffa ett affärssystem sparas allt i stället tryggt i ett digitalt system där ingen obehörig får tillgång till ditt företags personaluppgifter.

Kundrelationer

Genom ett affärssystem kan du även administrera all information kring dina kunder och kundärenden. Du slipper ha massa kundinformation dokumenterad i fjorton olika pärmar och dokument – utan all information finns i stället sparat helt centralt i ett sökbart digitalt system. Denna information har egentligen hela din organisation nytta av. Allt från kundtjänstpersonal, försäljning och bokförare.

Kundhantering

I affärssystemet kan du som sagt spara all information kring dina kunder. Du kan dokumentera vilka tjänster kunder köpt, grundläggande kundinformation, kunddialoger och mycket mer. Du kan med andra ord helt digitalt spara all information kring dina kunder och använda denna information till att utveckla relationen med kunderna. Denna information kan vara en nyckelfaktor för din kundtjänstavdelning som fort när någon kontaktar dem vill få fram information om kundcaset. Vidare kan dina säljare till exempel se vad hantverkarna har talat om med slutkunden och utifrån denna information kan de skapa skräddarsydda avtal till slutkunden.

Projekthantering

Affärssystem kan hjälpa dig med att automatisera större delar av ditt projektstyrande. I och med att ett affärssystem är helt digitalt behöver du inte sitta och jobba med projektstyrning i manuella Excel-dokument, vilket kan vara både tidskrävande och otympligt. Här nedan följer några delområden där ett affärssystem kan hjälpa dig inom när det kommer till projektstyrning.

Projektplanering

I ett affärssystem kan du helt digitalt utföra all form av planering som berör dina olika bygg- och hantverksprojekt. Du kan helt digitalt skapa tidslinjer för projektet, resursallokering och arbetsfördelning till din anställda. Du kan direkt via din mobila enhet checka av de delmomenten i projektet som blivit utförda. Samtidigt kan både du och dina anställda i realtid hela tiden se vart ni står i projektet just nu och hur mycket som är kvar att göra. Genom att arbeta i ett affärssystem minimerar du även riskerna som projektplanering i ett exel-dokument för dig sig. Till exempel att du av misstag råkar radera filen eller att någon obehörig för tillgång till den. All din projektplanering är extremt säkert sparat i ett digitalt system.

Budgetkontroll

Affärssystemet hjälper dig att ett i realtid ha budgetkontroll över dina olika bygg- och hantverksprojekt. Fördelen mot ett traditionellt manuellt dokument är att allt budgetering uppvisas för dig i visuellt tilltalande grafer och tabeller, vilket gör all form av budgetkontroll extremt enkelt att följa upp. Vidare kan du alltid även i efterhand granska hur projektet utföll utifrån uppsatt budget. Likväl får du information om specifika delområden i projektet som var extra kostsamma. Denna information är guld värd för dig om du vill utveckla dina projekt till att bli mer kostnadseffektiva i framtiden. Lönsamhet är trots allt A och O inom allt du gör inom byggsektorn.

Arbetsuppföljning

Affärssystemet ger din likväl insikter i vilken anställd som jobbat inom vilket projekt på ditt företag. Du kan även direkt via systemet dela ut olika projektuppdrag direkt till dina anställda. Systemet ger dig även tillgång till information om hur väl de olika anställda har presterat i projektet. Några värdefulla insikter ett program av detta slag kan ge dig är att du kan upptäcka om någon anställd till exempel har svårt för vissa typer av arbetsuppdrag, vilket i sin tur blir kostsamt för ditt företag. Genom denna information kan du göra nyttiga rockader i arbetsstyrkan som placerar rätt anställd på rätt projekt. Digital arbetsuppföljning ger dig med andra ord förstklassiga nycklar till lönsamhet för ditt företag.

Affärsanalys

Nästa delområde som ett affärssystem med sina digitala lösningar inom verksamhetsstyrning är affärsanalys. Genom ett affärssystem kan du generera olika former av rapporter inom företagsprestanda. Du får denna information i form av dashbords som uppvisar viktig affärsinformation över hur ert företag presterat på alla delområden. Du kan med andra ord använda datan för att förutsäga trender och fatta informerade beslut.

Integration och automatisering

Majoriteten av affärssystemen på marknaden erbjuder även möjlighet att integrera ditt affärssystem med övriga system som ditt företag förfogar över. Du kan till exempel integrera ditt affärssystem med bokföringssystem och andra nyckelfunktioner inom er organisation. Genom detta får du all data kring verksamhetsstyrningen samlat på ett och samma ställe och kan utifrån detta effektivisera er verksamhet. Vidare kan du med ett system automatisera repetitiva uppgifter för ökad effektivitet och minskad risk för fel.

Ett affärssystem är skräddarsytt för att passa företagets specifika behov och kan anpassas för att hantera olika branscher och skiftande krav. Det är den centrala knutpunkten som sammanför olika delar av verksamheten, ökar produktiviteten och främjar bättre beslutsfattande. För företag som strävar efter att optimera sina processer och förbättra sin övergripande prestanda blir ett välkonstruerat affärssystem en ovärderlig tillgång.

Vill du införskaffa ett affärsssytem?

Vill du införskaffa ett affärssystem som förfogar över alla dessa funktioner plus lite till? Easoft affärssystem kan vara en lösning för dig i sådant fall. Vårt affärssystem är skräddarsytt utifrån alla de behov och önskemål som ett bygg- och hantverksföretag kan ha gällande verksamhetsstyrning.