Felaktiga anbud är tyvärr mer regel än undantag inom byggbranschen. När kostnadskalkyler tas fram med hjälp av manuella anteckningar eller enkla kalkylblad finns det en stor risk att viktiga detaljer missas. Så många som 90% av alla anbud innehåller fel, och eftersom ett anbud är juridiskt bindande från det att beställaren tar del av det, är noggrannhet av yttersta vikt. Nedan följer en genomgång av vanliga utmaningar som kan leda till felaktigheter och hur företag kan arbeta för att förebygga dem.
1. Tidspress och bristande noggrannhet
När anbud tas fram under tidspress är risken stor att viktiga detaljer förbises. Speciella krav och unika projektförutsättningar kanske inte hinner analyseras tillräckligt noga, och ibland sker kalkyleringen baserat på uppskattningar snarare än faktiska underlag. För att undvika detta är det viktigt att ge anbudsprocessen tillräckligt med tid. Genom att planera arbetet väl, prioritera resurser och använda strukturerade digitala verktyg kan kalkyleraren säkerställa att alla aspekter granskas ordentligt.
2. Överdriven optimism kring kostnader
Det är vanligt att underskatta allmänna omkostnader som kontorskostnader, marknadsföring och fordonskostnader. Samtidigt är arbetskraftskostnader en annan fälla där optimistiska antaganden ofta görs. När kalkylen bygger på orealistiska bedömningar kan företaget snabbt hamna i ekonomiskt problem. Här gäller det att vara realistisk i alla antaganden. Alla kostnader, stora som små, måste räknas med, och det är viktigt att inkludera en buffert för oförutsedda utgifter.
3. Underskattning av arbetskraftskostnader
Arbetskraftskostnader utgör en betydande del av byggprojektens totala kostnader. Förutom grundlöner och sociala avgifter kan projektets läge och förhållanden medföra extra utgifter, som traktamenten, reseersättningar och boende. Det är också vanligt med kostnader för helgarbete eller sena ändringar som kräver extra resurser. Ett noggrant arbete med att kartlägga alla arbetskraftsrelaterade kostnader är nödvändigt. Företag som inkluderar buffertar för sjukfrånvaro och andra oförutsedda händelser står bättre rustade inför projektets genomförande.
4. Föråldrad prisinformation
Priser på material, transporter och tjänster förändras ständigt, men trots detta används ofta inaktuell prisinformation i kalkylerna. Det kan resultera i att anbudet inte speglar de verkliga kostnaderna, vilket i sin tur påverkar projektets lönsamhet. För att undvika detta bör prislistor uppdateras löpande, och en nära dialog med leverantörer och underentreprenörer säkerställer att företaget alltid har aktuella siffror.
5. Ofullständiga eller bristfälliga ritningar
När underlaget för anbudet är ofullständigt eller otydligt blir det svårt att göra exakta beräkningar. Ritningar som saknar detaljer kan leda till att viktiga moment förbises eller gissas fram. Detta skapar i sin tur kostnadsökningar under projektets gång. En noggrann genomgång av underlaget är avgörande. Om ritningar eller specifikationer är oklara är det viktigt att ställa frågor till beställaren för att få klarhet innan kalkylen slutförs.
6. Otydliga eller särskilda gränsdragningar
En vanlig utmaning är att vissa arbetsmoment förbises eller lämnas utanför kalkylen. Det kan handla om mindre detaljer som tätning av genomföringar vid VVS- och eljobb, eller andra hjälpjobb som företag lätt antar ”inte hör till oss”. För att undvika detta behöver alla moment, stora som små, identifieras och tydligt specificeras redan i anbudet. På så sätt minimeras risken för missförstånd och oväntade kostnader senare i projektet.
7. Risker med underentreprenörer
Många byggprojekt är beroende av underentreprenörer, men deras medverkan medför också risker. Felaktigheter i deras offerter eller oförmåga att leverera enligt överenskommelse kan skapa förseningar och ökade kostnader som drabbar huvudentreprenören. Det är viktigt att noggrant utvärdera underentreprenörer innan anbudet lämnas. Tydliga avtal som säkrar deras åtaganden ger trygghet och minskar risken för överraskningar.
8. Dolda kostnader för stödarbete
Stödjande arbetsmoment som städning, avfallshantering och montering av ställningar är ofta bortglömda i kalkylen. Dessa små detaljer kan verka obetydliga var för sig, men tillsammans utgör de en betydande kostnad som påverkar projektets slutresultat. Genom att noggrant gå igenom alla moment, även de mindre detaljerna, blir kalkylen mer heltäckande och realistisk.
9. Särskilda egenskaper och byggnadsförhållanden
Byggplatsens förhållanden och särskilda krav kan påverka projektets kostnader. Avlägsna arbetsplatser, extrema väderförhållanden eller krav på natt- och helgarbete är exempel som kan öka kostnaderna om de inte tas med i kalkylen från start. Det är därför viktigt att identifiera och analysera projektets unika förutsättningar tidigt. Genom att inkludera dessa faktorer i anbudet kan företaget undvika oväntade utgifter under projektets gång.
Anbudskalkylering är som du märker ett komplext och tidskrävande arbete som ställer höga krav på noggrannhet och planering. Genom att undvika de vanligaste fallgroparna och arbeta med moderna verktyg och rutiner kan företag skapa korrekta kalkyler som inte bara speglar verkliga kostnader, utan också stärker lönsamheten och kundrelationerna.
Vill du veta mer om hur Easoft kan hjälpa er med anbudsprocessen?
Boka gärna en demo med en av våra säljare så kan de visa hur systemet kan hjälpa er mer i detalj. Du kan boka en demo genom följande länk: https://easoft.se/easoft-erp/gratis-demo/