Som ett bygg- eller hantverksföretag är det avgörande att kunna skapa attraktiva och övertygande offerter för att vinna affärer och locka till sig potentiella kunder. Flertalet ägare till företag kan ofta tycka att själva skapandet, skickandet och uppföljandet av offerter kan vara den mest utmanande delen i allt som har med företagande att göra. För att hjälpa dig på vägen har vi sammanställt tio användbara tips som kan förbättra ditt offertskapande och ge dig en fördel gentemot dina konkurrenter. Syftet med denna artikel är att du ägare till ett bygg- och hantverksföretag ska kunna ta din verksamhet till hela nya nivåer med hjälp av vår guide.
1. Förstå kundens behov och önskemål
Innan du börjar skapa en offert är det viktigt att förstå kundens specifika behov och önskemål. Ta dig tid att kommunicera och lyssna aktivt till kunden för att få en klar bild av deras projekt och vad de förväntar sig av dig som företag. Fråga hellre för mycket än för lite för när du sitter på säljmöte hos den tilltänka kunden. Ett tips är att inte bara fråga kunden om byggprojektets omfattning – utan fråga även om det finns möjlighet för dig att i fysisk mening åka ut till den tilltänkta projektdestinationen. Att fysisk se det man ska jobba med kommer även hjälpa dig att bättre förstå vad din kund förväntar sig av ditt bolag.
2. Var tydlig och transparent i din offert
Se till att din offert är tydlig och transparent. Ange tydligt vilka tjänster och material som ingår, samt eventuella specifikationer och villkor. Undvik oklarheter och lämna inga frågetecken hos kunden. Ett tips är att våga vara kreativ även i denna del. Använd gärna bilder, grafer och tabeller om det är möjligt. Just visuella element brukar ofta ge dina kunder en bättre förståelse över om vad du faktiskt erbjuder till hen. Är det för mycket text i offerten är risken stor att offertmotagaren tröttnar på att läsa den långrandiga offerten och kanske i stället väljer någon annat bolag till uppdraget.
3. Prissättning baserad på korrekt kalkyl
Gör en noggrann och korrekt kalkyl av kostnaderna för projektet. Se till att inkludera material, arbetskraft, underleverantörer och eventuella tilläggskostnader. En välgrundad och rättvis prissättning ökar trovärdigheten hos din offert. Visar ditt bolag att ni faktiskt har koll på sifforna, visar det även att ni har koll på alla annan planering gällande projektet.
4. Presentera tidslinjer och deadlines
Något som nästan alla beställare av bygg- och hantverksprojekt ofta är oroliga över är hur lång tid olika arbetsmoment kommer ta i ditt projekt. Redovisar du dessa aspekter redan i offertfasen har du redan vunnit stora fördelar jämfört med dina konkurrenter. Inkludera därför alltid en tydlig tidsplan och deadlines i din offert. Detta ger kunden en uppfattning om projektets varaktighet och när de kan förvänta sig att arbetet ska vara klart. Var realistisk i dina tidsuppskattningar. Genom att agera på detta sätt visar du tydligt för din slutkund hur noggrann du är med all form av planering.
5. Skapa en professionell layout
En välgjord och professionell layout på din offert ger ett positivt intryck hos kunden. Använd ett enhetligt och snyggt format med företagets logotyp och kontaktinformation tydligt synliga. En estetiskt tilltalande offert signalerar professionalism och omsorg om detaljer. Presentera gärna även några av dina medarbetare med bild och text i offerten. Desto mer kreativ du är, desto större är faktiskt chansen att kunden uppmärksammar just din offert!
6. Erbjud tydliga betalningsvillkor
Inkludera klara och tydliga betalningsvillkor i din offert. Ange när betalning förväntas, vilka betalningsmetoder som accepteras och eventuella förskottsbetalningar. Tydliga betalningsvillkor underlättar för både dig och kunden att hantera ekonomiska aspekter av projektet.
7. Visa upp tidigare framgångsrika projekt
För att öka förtroendet hos potentiella kunder kan du inkludera referenser och bilder på tidigare framgångsrika byggprojekt i din offert. Detta ger kunderna en visuell bild av ditt företags kompetens och erfarenhet. Skapa gärna en hel sida i din offert där du redovisar referenser. Detta kommer ge ditt bolag extremt mycket förtroende.
8. Skapa en personlig touch
Använda aldrig en och samma mall som du sedan skickar till alla potentiella kunder. Erfarna offertmottagare läser igenom sådant på nolltid och de tycker bara att standard-offerter är löjliga. Anpassa din offert till varje specifik kund och deras projekt. Visa att du har tagit dig tid att förstå deras behov och ge dem en personlig touch. Detta skapar en starkare anslutning och ökar chansen att få affären.
9. Var snabb och responsiv
Var snabb och responsiv när det kommer till offertförfrågningar. Svara på förfrågningar inom rimlig tid och ge kunden en känsla av att du prioriterar deras projekt. Snabbhet och effektivitet kan vara avgörande för att vinna affärer. Ett tips är att inte vara för snabb heller – utan hitta en rimlig gräns när det kommer till att skicka offertförslaget till kunden. Du visar genom detta att du har tänkt till gällande förslaget och detta uppvisar proffsigt uppträdande mot slutkunden.
10. Följ upp efter att offerten har skickats
Efter att du har skickat din offert är det viktigt att följa upp med kunden. Visa att du är intresserad och engagerad i deras projekt genom att följa upp och besvara eventuella frågor eller funderingar de kan ha. Uppföljning visar professionalism och att du är villig att gå den extra milen. Uppföljning sker enklast via telefon – eller e-postmeddelande.
Skapa, skicka och följ upp offerter med vårt affärssystem
Eaasoft har utvecklat ett avancerat affärssystem som gör det enkelt att skapa, skicka och följa upp offerter för bygg- och hantverksföretag. Med vårt automatiserade system har vi tagit de tidigare nämnda tipsen till nästa nivå och skapat effektiva processer för att underlätta ditt offertskapande.
Automatiserad offertskapande
Vår programvara erbjuder en smidig och snabb offertsgenerering. Genom att använda fördefinierade mallar och formulär kan du enkelt fylla i nödvändig information och skapa en professionell offert på några få minuter. Systemet räknar automatiskt ut kostnader och genererar en tydlig och strukturerad offert som är redo att skickas till kunden. Du behöver med andra ord inte lägga ner onödigt lång tid på att forma, designa eller implementera uppgifter till offerten. Via vårt system går allt extremt fort och tidseffektivt.
Effektiv offertshantering
Med vårt affärssystem blir det enkelt att skicka offerter till dina potentiella kunder. Genom ett integrerat e-postsystem kan du skicka offerten direkt från programmet, utan att behöva växla mellan olika verktyg. Dessutom kan du spåra när offerten öppnas och läses, vilket ger dig värdefull information för din uppföljning.
Automatiserad uppföljning
Eaasofts affärssystem har även automatiserade funktioner för att underlätta uppföljningen av offerter. Du kan schemalägga påminnelser och följa upp med kunderna vid specifika tidpunkter. Systemet skickar automatiskt påminnelser och hjälper dig att följa upp offertstatus och eventuella frågor från kunden. Detta sparar tid och hjälper dig att vara mer proaktiv i din försäljningsprocess. Du kommer med andra ord aldrig missa att följa upp en offert till någon av dina tilltänka slutkunder.
En komplett lösning för offertshantering
Easofts affärssystem erbjuder en heltäckande lösning för offertshantering och förenklar hela processen från skapande till uppföljning. Genom att använda vårt system kan du spara tid, undviker missförstånd och öka din effektivitet. Vi har skapat en användarvänlig plattform som hjälper dig att optimera ditt offertskapande och förbättra din affärsverksamhet. Vill du boka in en kostnadsfri genomgång av vårt offerthanteringssystem kan du gör detta genom följande länk: https://easoft.se/gratis-demo/
Du kan likväl kontakta vår säljare Jan direkt via e-post eller på telefonnummer:+46 702946570