Är du en företagsägare som fortfarande utför större delen av ditt fakturerings- och verksamhetsarbete i Excel-filer? Funderar du på att eventuellt införskaffa någon form av faktureringsprogram? Båda alternativen har sina fördelar och nackdelar, och valet beror på företagets specifika behov och preferenser. I följande artikel kommer vi att utforska skillnaderna mellan faktureringsprogram och Excel för att hjälpa dig fatta ett informerat beslut om hur du ska fortsätta arbeta med din verksamhetsstyrning och fakturering.
Fördelarna med faktureringsprogram
Automatisering
Den första fördelen med ett faktureringsprogram är att programmet erbjuder flera olika automatiserade och digitala lösningar. Du behöver till exempel inte manuellt skapa fakturor. I ett faktureringsprogram finns oftast flera faktureringsmallar att använda. Om du har återkommande fakturor till kunder kan dessa skickas automatiskt varje månad istället för att manuellt skapa dem varje gång. Dessutom kan du via faktureringsprogrammet ta emot räkningar från alla dina kunder direkt. Du samlar med andra ord automatiskt alla räkningar på ett ställe, vilket minskar risken för att glömma att betala någon faktura avsevärt. Faktureringsprogram automatiserar faktureringsprocessen, sparar tid och minskar risken för fel. Det genererar och skickar fakturor automatiskt baserat på fördefinierade regler.
Professionell utstrålning
Som tidigare nämnt ger ett faktureringsprogram tillgång till färdiga faktureringsmallar utan att du behöver skapa dem manuellt. Det ger dina fakturor en professionell och polerad look. Via faktureringsprogrammet kan du enkelt anpassa layouten och inkludera företagets logotyp för att ge ett enhetligt intryck.
Möjlighet till spårning av fakturor
Via ett faktureringsprogram kan du få total överblick över vilka kunder som har betalat dina fakturor och vilka som inte har gjort det. Om någon kund inte har betalat en faktura får du en notis via faktureringsprogrammet. Du kan sedan kontakta kunden eller skicka en påminnelsefaktura direkt via systemet. Ett digitalt system ger förstklassiga verktyg för all form av betalning kring dina fakturor. Dessa funktioner kan inte manuella dokument erbjuda företaget.
Möjlighet att skicka elektroniska fakturor
Elektroniska faktureringsprogram möjliggör elektronisk fakturering, vilket kan minska pappersanvändningen och påskynda betalningsprocessen. Du slipper lägga tid på att skicka brev till slutkunden, vilket även kan vara en kostnadsbesparande åtgärd för ditt företag. Elektroniska fakturor minskar också risken för att någon fysisk faktura av misstag skulle komma bort. Alla elektroniska fakturor når fram till mottagaren utan problem.
Integration med bank och bokföringssystem
Om ditt byggföretag införskaffar ett faktureringsprogram kan det integreras med ditt banksystem. Till exempel kan du via faktureringsprogrammet skicka ut lönebesked direkt till dina anställda, och lönen betalas automatiskt ut från banken. Du behöver alltså inte använda separata verktyg för att betala ut löner; det räcker att utföra åtgärden i bokföringsprogrammet. Du kan också koppla faktureringsprogrammet till Skatteverket och automatisera redovisningen av sociala avgifter, moms och andra skattemässiga betalningar. Att arbeta digitalt med ett faktureringsprogram innebär stora tidsbesparingar, eftersom du slipper använda flera olika system när du arbetar med fakturering.
Får jag presentera Easofts egenskaper mer i detalj?
Är ditt företag intresserat av att införskaffa Easofts affärssystem? I ett webbmöte presenterar vi Easofts egenskaper och går igenom hur Easoft kan förbättra er affärsverksamhet.
Nackdelarna med faktureringsprogram
Kostnad
Den huvudsakliga nackdelen med ett faktureringsprogram jämfört med Excel är kostnaden. Att införskaffa ett faktureringsprogram kommer oftast med en månatlig eller årlig kostnad, vilket kan vara en belastning för små företag med begränsade resurser. Kostnaden varierar beroende på vilket faktureringsprogram du väljer.
Teknisk förkunskap
För att använda ett faktureringsprogram krävs viss teknisk förkunskap. Det kan vara en inlärningskurva för användare som inte är vana vid sådana system innan de är fullt ut igång med programmet. Förutom detta finns inga andra tydliga nackdelar med att använda ett digitalt faktureringsprogram. Företaget kommer spara tid, energi och resurser genom att införskaffa ett digitalt system för fakturering.
Fördelarna med att arbeta i Excel
Manuell inmatning
Excel kräver manuell inmatning av information, vilket kan vara tidskrävande och öka risken för fel. Dessutom är det osäkert att ha massor av kunduppgifter sparade i ett helt manuellt dokument. Det innebär en potentiell säkerhetsrisk, då någon obehörig kan få tillgång till viktig information om dina kunder.
Begränsad automatisering
Arbetar du med manuella Excel-dokument kan du glömma allt som heter ”automatisering”. Du kan inte automatisera något, utan måste utföra varje arbetsmoment helt manuellt. Varje faktura måste skapas manuellt, inbetalningar måste rapporteras manuellt, och du måste även manuellt hålla koll på vilken kund som har betalat dina fakturor och vilka som inte har gjort det. Det är extremt tids- och energikrävande att jobba helt manuellt med dessa arbetsmoment, och risken för små fel som kan påverka bokföringen är stor.
Ingen möjlighet till integrationer
Excel erbjuder inga möjligheter att koppla upp sig mot banker, Skatteverket eller skicka ut lönebesked elektroniskt. Du måste därför utföra utbetalningar av löner via din bank och skicka lönebesked separat med ett annat program. Dessutom måste du själv räkna ut moms och andra sociala avgifter till ditt bolag. Att inte kunna integrera Excel-dokumentet med andra system medför stora tidsaspekter för ditt företag, och du kommer behöva arbeta i många olika system för att utföra centrala delar av faktureringsarbetet. Detta tar mycket tid och energi, och det är mer fördelaktigt att införskaffa ett centraliserat system där alla funktioner finns samlade på ett ställe.
Nackdelar med att arbeta med fakturering i Excel
Genom ett affärssystem kan du även administrera all information kring dina kunder och kundärenden. Du slipper ha massa kundinformation dokumenterad i fjorton olika pärmar och dokument – utan all information finns i stället sparat helt centralt i ett sökbart digitalt system. Denna information har egentligen hela din organisation nytta av. Allt från kundtjänstpersonal, försäljning och bokförare.
Kundhantering
I affärssystemet kan du som sagt spara all information kring dina kunder. Du kan dokumentera vilka tjänster kunder köpt, grundläggande kundinformation, kunddialoger och mycket mer. Du kan med andra ord helt digitalt spara all information kring dina kunder och använda denna information till att utveckla relationen med kunderna. Denna information kan vara en nyckelfaktor för din kundtjänstavdelning som fort när någon kontaktar dem vill få fram information om kundcaset. Vidare kan dina säljare till exempel se vad hantverkarna har talat om med slutkunden och utifrån denna information kan de skapa skräddarsydda avtal till slutkunden.
Vår slutsats
Valet mellan faktureringsprogram och Excel beror på företagets storlek, behov och budget. Mindre företag med enkla faktureringskrav kan dra nytta av Excel, medan företag som strävar efter automatisering och avancerad rapportering kan hitta faktureringsprogram mer lämpliga. Oavsett vilket verktyg du väljer är det viktigt att det passar företagets unika krav för att underlätta faktureringsprocessen och bidra till en smidig ekonomihantering. Vår rekommendation är dock alltid att införskaffa ett automatiserat faktureringsprogram. Genom detta kommer ni spara extremt mycket tid på allt ni gör.