Det brådskar och svetten rinner men kunderna ringer och vill beställa flera tjänster av dig. Det krävs mycket ihärdighet och ansträngning för att kunna ge alla kunder bra och så snabb service som möjligt men ibland känns det svårt. Det är svårt att säga till kunden när man kan komma för att utföra ett arbete när man inte riktigt känner till tidtabellerna och vilka lediga resurser som finns. Det här är vardagen för många företagare (eller arbetsledare och arbetstagare) speciellt om man arbetar inom någon säsongsbetonad bransch.
Vissa företag har installationsarbeten på stora och långvariga arbetsplatser och andra i sin tur på mindre objekt som kan vara ett tiotal under dagen. I dessa fall skiljer sig naturligtvis resursförsörjningen och administrationen av installationsarbeten mycket. Dessutom har olika branscher även andra branschspecifika frågor som skapar utmaningar för administrationen av installationsarbeten. Vi har samlat här några tips på basis av våra erfarenheter som är allmänt tillämpliga på olika typer av branscher.
Prognostisering
- Gå tillbaka i tiden. Samla ihop viktiga rapporter från föregående år/månad för att kunna förbereda dig med de rätta åtgärderna för kommande brådskande uppdrag.
- Det är viktigt att du samlar så exakt information som möjligt eftersom minnet lätt kan lura dig även om du är ett erfaret proffs. Vilka slags beställningar kommer i vilken fas? På vilka arbetsplatser finns flest risker så att man inte kan hålla tidtabellen? När brukar det bli bråttom?
Fördelning
- Fördela arbetsplatserna i olika fack/beställningstyper. Brådskande/ej brådskande, små/stora, entreprenader/timarbeten, mest lönsamma/minst lönsamma, per kund osv. Vad är den vettigaste fördelningen för er.
- Kom alltid ihåg att fråga om kundens tidtabell. Man kan lätt anta att jobbet ska göras så snabbt som möjligt eller att kunden inte är nöjd. För det mesta är kunden ändå nöjd om du kan presentera en tidtabell även om deadline ligger längre fram. ”Vi gör det när vi hinner” eller ”ring senare” låter inte bra i någons öron.
- Hos vissa fungerar till exempel en modell där man gör en grov fördelning av arbetsplatserna på vecka/månad direkt när beställningen kommer. På så sätt undviker man överbokningar på en viss period. En exaktare resursförsörjning kan göras i kalendern när installationstidpunkten närmar sig. Även i den här modellen är det viktigt att du kollar noggrant bakåt i tiden vilka slags resurser som måste bokas för olika typer av objekt.
Dela ansvaret för resursförsörjningen
- Det händer väl inte att informationen om beställningar går via flera personer även om en person skulle kunna sköta resursförsörjningen. Kan beställningsmottagaren tidsplanera objektet direkt med hjälp av installationskalendern? Kan installatören själv plocka vissa typer av objekt från arbetslistan? Kan installatören själv sköta jobbet ända fram till fakturering så att någon på ditt företag bara kontrollerar fakturan?
- Kom ihåg att fråga om och diskutera utmaningarna i resursförsörjningen med aktuell person på varje nivå i ditt företag. Varje person ser saker och ting från sin egen synvinkel, och därför kan olika aktörer ha till och med mycket överraskande observationer och utvecklingsförslag.
Intresserad av att veta mer? Här kan du läsa mer om våra smidiga verktyg för resursplanering