Att kunna hantera fakturering korrekt och noggrant är en central del för varje bygg- och hantverksföretag som vill bli framgångsrika på marknaden. För att ditt företag ska kunna jobba effektivt med fakturering måste ni ha ett effektivt faktureringsprogram. I denna artikel kommer vi ta upp 12 viktiga funktioner som ett faktureringsprogram bör innehålla för att underlätta företagsadministrativa uppgifter och främja en sund ekonomisk hantering.
1. Anpassningsbara fakturamallar
Ett bra faktureringsprogram bör erbjuda anpassningsbara mallar för att möjliggöra skräddarsydda fakturor som passar företagets varumärke och behov. Du ska kunna implementera din logotyp, bilder och annat som kännetecknar ditt företag i fakturamallarna. Det ska också vara enkelt att göra olika justeringar beroende på fakturamottagaren, som att enkelt kunna ändra mottagarens faktureringsuppgifter. Systemet bör också erbjuda ett urval av visuellt tilltalande faktureringsmallar att välja mellan.
Får jag presentera egenskaper mer i detalj?
I ett webbmöte presenterar vi Easofts egenskaper och går igenom hur Easoft kan förbättra er affärsverksamhet.
2. Automatisk fakturering
Ett faktureringsprogram måste erbjuda så mycket automation som möjligt för faktureringsprocessen. Som företagare kan du inte manuellt utföra allt faktureringsarbete, vilket tar onödig tid från din arbetsdag. Ett bra faktureringsprogram bör kunna schemalägga och skicka fakturor automatiskt, minska risken för förbiseenden och bokföra fakturorna automatiskt i bokföringssystemet. Det bör också erbjuda automatisk kvittohantering, där du kan ta kort på kvitton med din mobil och automatiskt integrera informationen i systemet.
3. Möjlighet till återkommande fakturering
Om du skickar fakturor till kunder varje månad bör systemet ha funktioner för återkommande fakturering. Genom denna funktion ställer du in att en kund ska få en specifik typ av faktura, som sedan skickas automatiskt varje månad. Det underlättar hanteringen av prenumerationsbetalningar och sparar mycket tid genom att eliminera behovet av att skapa en ny faktura varje månad.
4. Möjlighet till elektroniska betalningar
Ett faktureringsprogram bör integrera elektroniska betalningsalternativ för snabba och säkra transaktioner, vilket minskar risken för försenade betalningar. Det bör även koppla ditt bankkort till systemet för att integrera köp direkt och låta dig betala räkningar via faktureringsprogrammet utan att logga in på internetbanken.
5. Spårning av förfallna betalningar
Att kunna löpande övervaka inbetalningar är viktigt för att säkerställa att ditt företag får sina intäkter i tid. Ett faktureringsprogram bör ge dig information om när, var och hur en kund har betalat sin faktura, samt erbjuda funktioner för att påminna om förfallna betalningar. Det är särskilt viktigt om du har många kunder, och systemet bör underlätta övervakningen och varna dig vid missade betalningar.
6. Möjlighet att bifoga filer
Ett bra faktureringsprogram bör låta dig bifoga filer som specifikationer eller kvitton till fakturorna. Systemet bör också erbjuda möjligheten att direkt med din mobil ta kort på kvitton och integrera dem i faktureringssystemet. Det sparar tid och gör arbetsprocesserna smidigare genom att eliminera behovet av manuell hantering och överföring av kvitton och fakturor till bokföraren.
7. Automatisk momsberäkning
För att undvika felaktiga momssatser och beräkningar bör ett faktureringsprogram kunna göra detta automatiskt. Det är fördelaktigt om systemet kan integreras direkt med Skatteverket för att förenkla momshantering och minska risken för felaktig bokföring.
8. Rapporter och analyser
För att ge företagsägare en översikt över sin ekonomi bör ett faktureringsprogram generera olika typer av rapporter och analyser, inklusive intäktsrapporter och momsrapporter. Informationen bör presenteras visuellt och kunna delas med andra projektintressenter via programmet för att underlätta tolkningen av företagets ekonomi.
9. Integration med bokföringssystem
För att ge företagsägare en översikt över sin ekonomi bör ett faktureringsprogram generera olika typer av rapporter och analyser, inklusive intäktsrapporter och momsrapporter. Informationen bör presenteras visuellt och kunna delas med andra projektintressenter via programmet för att underlätta tolkningen av företagets ekonomi.
10. Möjlighet till flera valutor
Om företaget är involverat i internationella affärer är det viktigt att faktureringsprogrammet kan hantera flera valutor för att undvika valutarisker och underlätta globala transaktioner. Det bör vara möjligt att skicka fakturor i olika valutor utan problem.
11. Kundhantering
Ett bra faktureringsprogram bör inkludera funktioner för enkel och effektiv hantering av kundinformation, inklusive kontaktuppgifter och historik över tidigare transaktioner. Du bör kunna implementera information om dina kunder smidigt och få insikter om deras köphistorik för att prioritera affärsrelationer.
12. Säker hantering av faktureringsuppgifter
Säkerhet är av yttersta vikt när det gäller ekonomisk information. Ett faktureringsprogram bör erbjuda viktiga säkerhetsåtgärder för att skydda kunddata och företagets ekonomiska information från obehörig åtkomst. Det är viktigt att regelbundet få säkerhetsuppdateringar för att skydda företaget mot potentiella hot.
Är du intresserad av våra lösningar inom fakturering?
Är du ett bygg- eller hantverksföretag i behov av ett faktureringsprogram? I så fall bör du bekanta dig med våra faktureringslösningar. Vi har utvecklat både faktureringsprogram och förstklassiga faktureringsmallar.
Vill du läsa mer om hur våra faktureringslösningar fungerar, kan du göra det via följande länk: https://easoft.se/faktureringsprogram/
Vill du läsa om våra fakturamallar, kan du göra det via följande länk: https://easoftdocs.se/
Om du istället vill boka en demo med en av våra säljare, kan du göra det via följande länk: https://easoft.se/gratis-demo/