Flertalet bygg- och hantverksföretag har som vana att använda sig av Excel-dokument vid sin kundhantering. Detta eftersom programvaran ofta finns förinstallerad på deras enheter, vilket även i sin tur medför till att man slipper alla former av merkostnader. Det finns dock risker med denna manuella hanteringsmetod som varje företag bör vara medvetna om. I denna artikel lyfter vi fram vilka specifika risker som finns med användandet av Excel-dokument för kundhantering, och varför det kan vara en bra idé att överväga andra alternativ för att säkerställa en effektiv och säker hantering av kundinformation.
Ökad säkerhet kring kundinformation
Kundrelaterad information är konfidentiell och känslig. För att bevara kundinformationen på ett säkert sätt är det viktigt att använda ett kundhanteringssystem. Kundhanteringssystem är utformade för att säkert hantera kundinformation genom kryptering, åtkomstkontroll och andra säkerhetsåtgärder som skyddar mot potentiella hot från utomstående. Excel-filer saknar vanligtvis dessa nödvändiga säkerhetsfunktioner, vilket gör dem sårbara för hackers och andra systemattacker. Genom att investera i ett kundhanteringssystem kan ditt företag undvika onödiga säkerhetsrisker och se till att kundinformationen är säker och skyddad.
Ökad kundnöjdhet
Att hitta specifik kundinformation tidseffektivt i en Excel-fil kan vara näst intill omöjligt. För att kunna ge förstklassig kundvård är det avgörande att snabbt kunna svara på kundernas frågor för att säkerställa hög kundnöjdhet. Genom att använda ett kundhanteringssystem kan man effektivisera sin kundservice genom att snabbt kunna hantera förfrågningar och reklamationer. Snabba svar kring kundernas olika ärenden bidrar även till att skapa en professionell och pålitlig bild av er organisation, vilket kan öka kundens förtroende och lojalitet gentemot er.
Förenklad rapportering kring kundinformation
Att använda Excel-filer för att dokumentera stora mängder kundärenden är sällan lämpligt, eftersom Excel saknar avancerade rapporteringsfunktioner och filtreringsalternativ. Dessutom är det osmidigt att utföra mer omfattade noteringar kring kundärenden i Excel-filer, eftersom dokumentationsfälten är begränsade i programvaran. Risken är alltid stor att du av misstag noterar fel och att du vid ett senare tillfälle får utföra korrigeringar till din dokumentation. För att dokumentera stora mängder kunddata effektivt och smidigt är det bättre att i stället använda sig av ett kundhanteringssystem. All form av dokumentation sker enklare i systemet. Vidare kan man enkelt få en bättre överblick över all kundinformation och filtrera den på ett snabbt och effektivt sätt.
All kundinformation på ett och samma ställe
Genom att använda ett kundhanteringssystem samlas all kundinformation på en och samma plats. Även om det är möjligt att använda molnbaserade Excel-filer för att organisera kundinformation, är det vanligt att personalen ändå arbetar med egna Excel-filer på sina persondatorer. Detta skapar en betydande risk för att viktig kundinformation går förlorad om personalen slutar och inte delar sina filer. För att undvika denna risk är det alltid bättre att ha ett kundhanteringssystem där ni som företag har som policy att all kundinformation ska noteras.
Integration till andra system
Excel-filer har sina begränsningar när det gäller integration med andra externa system, vilket kan leda till dubbelarbete i hanteringen av kundinformation. Ett kundhanteringssystem kan enkelt integreras med andra företagssystem såsom bokföringsprogram och lagersystem. Detta underlättar för er att samordna era olika affärsprocesser.
Tillförlitlighet kring informationshantering
Excel-filer kan gå förlorade, skadas eller stjälas, och det kan vara svårt att återställa eller återvinna den förlorade informationen. Ett kundhanteringssystem erbjuder bättre tillförlitlighet och säkerhet kring kundinformation. Detta beror på att kundhanteringssystem använder säkerhetskopiering och redundansfunktioner för att skydda er data från förlust och skada. Dessutom kan kundhanteringssystem erbjuda ytterligare säkerhetsfunktioner, såsom lösenordskyddade konton och flerfaktorsautentisering. Detta är funktioner som Excel-filer har svårt att erbjuda.
Ökade försäljningsmöjligheter
Genom att använda ett kundhanteringssystem i stället för Excel-filer, kan din organisations säljare dra fördel av den smidiga och övergripande kundinformation som ett digitalt system kan redovisa på ett smidigt sätt. Med hjälp av lättillgänglig och översiktlig kundinformation kan dina säljare identifiera möjligheter till merförsäljning baserat på tidigare rapporterad kundinformation. Dessutom kan säljarna använda detaljerade kundanteckningar för att anpassa sina försäljningspresentationer efter kundernas behov och önskemål. Allt detta kan bidra till att öka ert företags intäkter och förbättra försäljningsprocessen på ett effektivt sätt.
Excel-filer är sällan mobilanpassade
Att skriva in kundinformation in i en Excel-fil via mobil eller surfplatta är besvärligt och tidskrävande. Eftersom Excel inte är anpassat för mobila enheter, så är det nästintill omöjligt att utföra noteringar effektivt och korrekt. För att få aktuell kundinformation är det viktigt att notera den direkt när du har informationen färskt i minnet. Till skillnad från Excel-filer, så går det med kundhanteringssystem att via sina mobila enheter utföra kundrelaterade noteringar. Flertalet kundhanteringssystem har även inbyggda ”Tal-till-text-funktioner”, vilket förenklar noteringsprocessen. Du behöver med andra ord inte ens notera, utan du kan lägga din telefon på inspelning under mötet och utifrån det ni säger, så noteras information in i systemet.
Kundhanteringssystem är extremt användarvänliga
Hantering av kundinformation manuellt i en Excel-fil kan vara tidskrävande och kräver avancerade kunskaper i verktyget. Arbetet med kundhantering i Excel inkluderar att skapa flikar, filter och formler, vilket tar tid från organisationens andra viktiga arbetsområden. En betydligt smidigare, effektivare och enklare lösning är att använda ett kundhanteringssystem. Systemen har för det mesta alla viktiga funktionaliteter för kundhantering på plats direkt när du börjar arbeta med det. Du behöver med andra ord inte studera Excel i 100 timmar för att ens förstå det mest grundläggande funktionerna kring kundhantering.
Utsprid av kundinformation – alltid en riskfaktor
Om varje enskild anställd hanterar ett individuellt Excel-dokument för kundinformation kan det leda till en spridning av informationen inom organisationen, vilket på sikt kan innebära betydande risker. Att ha tiotals lösa Excel-dokument med kundinformation inom organisationen är inte optimalt ur flera perspektiv. Det kan till exempel skapa en osäkerhet kring vem som ansvarar för vad och vem som har tillgång till vilken information. Om en anställd exempelvis lämnar företaget och inte vidarebefordrar sina Excel-dokument med kundinformation kan viktig information gå förlorad, vilket kan bli mycket kostsamt för er organisation i form av tappade affärer.
Vill du undvika allt krångligt Excel-arbete bekanta dig med våra lösningar
I denna artikel har vi lyft fram elva anledningar till att det kan vara en bra idé att överväga ett kundhanteringssystem för att säkerställa en effektiv och säker hantering av kundinformation. Om du vill undvika allt krångligt Excel-arbete kan du bekanta dig med våra kundhanteringsfunktioner. Easoft erbjuder en säker och effektiv kundhantering för ditt bygg- och hantverksföretag. Bekanta dig gärna med våra kundhanteringslösningar mer genom att besöka följande länk: https://easoft.se/kundhantering/