1. Det egna företagets natur och verksamhetsmiljö
Vid val av systemleverantör bör beslutsfattarna själva i företaget vara medvetna om varför och för vilket ändamål man avser att skaffa ett verksamhetsstyrningssystem. Vilka är de viktigaste egenskaper som bör finnas i systemet? Inköp av systemet i sig hjälper inte företaget till effektivare verksamhet om man inte vet för vilka processers utveckling systemet har skaffats. Företagarna kan själva vara mycket medvetna om vilket slags system som behövs. Men om det inte är så, kan systemleverantören sätta sig in i företagets verksamhetsmodeller och föreslå rätt lösning för optimering av verksamheten. Det lönar sig inte att ta systemet i bruk om man inte är övertygad om dess positiva inverkan på företagets verksamhet.
2. Referenser för det system som ska skaffas och systemleverantörens kunskaper
Om det verksamhetsstyrningssystem som ska skaffas passar för ditt företag och din bransch, är det sannolikt att någon annan aktör/flera aktörer i samma bransch redan använder det aktuella systemet. Ta alltså del av systemleverantörens referenser. Om du är företagare inom byggbranschen, investerar du troligen inte i till exempel nya borrmaskiner om du inte vet att någon annan redan har konstaterat dem vara pålitliga verktyg. Samma logik gäller även vid val av verksamhetsstyrningssystem. Dessutom är systemleverantörens förståelse för affärsverksamhet inom din bransch central för att kunna hitta de rätta egenskaperna för att underlätta företagets verksamhet.
3. Ibruktagande av verksamhetssystemet och utveckling av systemet
Man bör ägna stor uppmärksamhet åt ibruktagandeprocessen redan när man begär offert från leverantören. Ibruktagandeprocessen måste vara strukturerad och tydligt beskriven. Om ibruktagandeprocesserna inte har finslipats, kan det hända att inte ens ett bra system kan fungera i ditt företag som det ursprungligen var planerat. Som tidigare nämnts påverkas detta faktum avsevärt av leverantörens erfarenhet och förståelse för affärsverksamheten; systemleverantören måste känna till de rätta tillvägagångssätten vid ibruktagandet.
Inget verksamhetsstyrningssystem blir någonsin slutgiltigt färdigt. Därför är det viktigt att när du skaffar ett system är övertygad om att leverantören har viljan och beredskapen att utveckla det kontinuerligt. Med en framåtblickande leverantör kan du lita på att ditt företag som partner till denna leverantör håller sig på toppen av utvecklingen.