Parametrarna i bokföringen och redovisningen är viktiga, och det är bra att sätta sig in i dem. De kommer dock alltid med tidsfördröjning, till och med efter över en månad, och ibland kan bokförarna registrera kostnaderna på fel konton. Därför är ett verksamhetsstyrningssystem som i realtid visar till exempel innevarande veckans anbuds- och orderstock, innevarande månads försäljning och fakturering samt hela räkenskapsperiodens köpavslutsprocent till oerhört stor hjälp för företagsledare. Fördelas i ert företag till exempel administrativa kostnader på varje beställning? Eller litar ni bara på att ”det i täckningen måste finnas så mycket marginal att hyror och övriga kostnader kan betalas”?
Säljarens ansvar?
Även säljarens ansvar och intresse för siffrorna kan ökas genom att visa henne/honom siffror från föregående månads försäljning, kostnader och differensen mellan dessa. Många säljare vill dock växa och utvecklas i sitt arbete, och då förbättras dessa egenskaper genom att skissera helheter och lära sig nya saker. Vissa säljare är i sin tur inte alls intresserade av företagets siffror, och det ska också accepteras. Möjligheten att utmana sig själv fungerar ändå på samma sätt hos säljare som företagsledare.
Företagare har i genomsnitt mycket hög yrkesstolthet och har viljan att utveckla sitt eget kunnande. Samtidigt borde man ändå utveckla även kunskaperna i affärsverksamhet, åtminstone om man vill lyfta det egna arbetets värde. Rätta mätare driver vid behov på en person som har ansvar för de aktuella mätvärdena. Det vill säga syftet med rapporteringen är förutom hämtning av uppgifter från förfluten tid att även skapa förbättringar i nutid och framtid.
Systemen kommer att utvecklas
”Jag garanterar att när ni tar systemet i bruk, behöver ni inte anställa någon person till den avsedda uppgiften” – ett tufft löfte som vår säljare gav en kund. Företaget höll på att anställa en ny medarbetare som den verkställande direktörens högra hand för att utföra rutinjobb som Vd:s tid inte riktigt räckte till.
Nya personer anställs till exempel för att ansvara för företagets tillväxt. En ny arbetsuppgift kan i praktiken vara sk. sekreterararbete då man frigör företagets viktigaste resurser för att uträtta mer centrala uppgifter för företagets utveckling framåt. I företagen utförs väldigt mycket sådana rutinarbeten av människor som skulle kunna göras med hjälp av något program. Jag påstår att var och en som har arbetat som företagets nyckelperson vet hur lätt företagsledningen hamnar i att utföra arbeten som tillhör sekreterare. På längre sikt är det ohållbart för företaget om den viktigaste resursen inte använder sin tid till utvecklingen av företaget. Det är också tydligt att det sällan uppstår en situation där företagsledningen inte använder sin tid alls för att sköta rutinmässiga uppgifter. Men ju kortare denna tid är desto bättre.
Ibland stöter vi på sådana åsikter att verksamhetsstyrningssystemet minskar arbetsplatserna, och vissa arbetsuppgifter måste man avstå från helt och hållet. I verkligheten går det dock så att när företagets verksamhet utvecklas med programmet blir det lättare att få företaget att växa och mera arbetskraft behövs. Det blir däremot så att arbetsuppgifterna inte minskar utan allt fler arbetstagare i företaget utför så kallat produktivt arbete, och det behövs inte längre så mycket personal för att underhålla stödfunktionerna.
För att den beskrivna utvecklingen ska bli möjlig är det centralt att man har valt rätt sorts system från rätt leverantör och att företagsledningen har viljan att föra företaget framåt. Förutom tidsbesparing är det framförallt meningen att med hjälp av programmet utveckla företagets processer. Man kommer att kunna sätta sig in i företagets siffror ordentligt och företagets funktioner kan utvecklas när man vet exakt vad som måste utvecklas.
Läs mer här om hur våra smidiga verktyg kan hjälpa din verksamhetsstyrning.