Är arbetstidsuppföljning till någon nytta och för vem? Behövs den ens? Arbetet är numera allt mer varierande, och arbetet är nödvändigtvis inte längre bundet till en viss plats eller tid. Arbetstagaren har allt fler möjligheter att påverka sitt eget arbete. Arbetet kan innebära tankearbete som kräver kreativitet, och då blir gränsen mellan arbete och fritid flytande. Frågan är alltså vad som räknas som arbetstid och inte arbetstid.
Ofta tänker man att vid styrning av en människas uppväxt i dagens västerländska miljö fungerar inte gammaldags auktoritära styrmodeller som till exempel arbetstidsuppföljning. I princip är det väl inte heller ändamålsenligt att följa upp arbetstider och olika sätt att arbeta utan snarare arbetsresultat.
Daglön som räkneinstrument för genomförda arbetsdagar och som grund för löneutbetalning passar inte längre som bokföringsmetod för ett mycket varierande och rörligt arbete. Även arbetsgivarna vill med timregistreringen få annan information än bara ett märke inristat på en träbit som anger hur lång arbetsdag man har gjort.
Numera behöver man moderna elektroniska system för att rapportera att arbetsdagen är slut. Elektronisk arbetstidsuppföljning minskar dessutom det manuella arbetet då de utförda arbetstimmarna har matats in i systemet, och ingen annan persons arbetstid behöver tas i anspråk för att mata in arbetstimmarna i bokföringsprogrammet.
Fördelar med arbetstidsuppföljning
Arbetstidsuppföljningen hjälper företaget att utvecklas
Arbetstidsuppföljningen möjliggör utveckling av företaget och för med sig betydande ekonomiska besparingar, då man kan utnyttja data från arbetstidsuppföljningen i resursförsörjningen och utvecklingen av verksamheten. När man ser hur mycket arbetstid som i verkligheten har förbrukats och hur mycket som har använts till vilka arbetsfaser, är det lätt att granska hur prissättningen har lyckats. Vad återstår i verkligheten när arbetskostnaderna har dragits av? Har man i prissättningen kunnat ta hänsyn till den faktiska arbetstiden inklusive förberedelser och slutarbeten?
Dessutom kan man samla in bra information om arbetstagarnas effektivitet. Om flera personer gör arbeten med identiskt innehåll kan man kontrollera att använda arbetstimmar sträcker sig över ungefär samma tidsspann. Samtidigt kan man följa upp att kundlöftena hålls. Servicen är homogen och tidtabellerna hålls oavsett medarbetare. Samtidigt växer tilltron till den egna branschen som en kompetent aktör. Dessutom underlättas naturligtvis planeringen av arbetet, och med bra tidsplanering åstadkommer man bättre resultat och intäkter. Om arbetstiden på personalnivå växlar mycket, kan det vara på sin plats att granska till exempel hur introduktionen har lyckats liksom andra faktorer som orsakat försening av arbetet på personalnivå.
Med vilken skala arbetseffektiviteten beräknas beror naturligtvis helt och hållet på branschen och den aktuella arbetsfasen. Mäts arbetseffektiviteten i timmar, dagar eller veckor. Företaget bör också fundera på vilka målsättningar som är viktigast för arbetstidsuppföljningen. Behövs det bara en anteckning om att arbetstagaren har varit på plats eller behövs ett timregistreringssystem med vilket gjorda arbetstimmar kan registreras på olika arbetsfaser, till exempel förberedande arbeten, det egentliga synliga arbetet och slutstädningen.
Datainsamlingen kräver uthållighet
Insamling av alla uppgifter rörande arbetstiden och utnyttjandet av dessa i praktiskt arbete sker inte på ett ögonblick. Det krävs uppföljning på längre sikt för att kunna upptäcka till exempel hur länge i genomsnitt nya medarbetare utför en aktuell arbetsfas eller finns det exempelvis någon sådan yttre faktor som påverkar arbetshastigheten väsentligt.
När all denna information har samlats inom ett längre tidsperspektiv, är företaget verkligen förberett för att planera och schemalägga sin verksamhet effektivt. Det är också viktigt att få de anställda motiverade för timregistrering så att registrerade arbetstimmar är just faktiskt gjorda arbetstimmar. Då blir också insamlade uppgifter korrekta.
Man ska inte heller glömma byggarbetsplatsernas anmälningsskyldighet vad gäller de anställda. När de gjorda arbetstimmarna och de personer som har arbetat på arbetsplatsen har registrerat arbetstimmarna med sina egna koder går det smidigt att fylla i rapporten och uppgifterna är lättillgängliga för huvudentreprenören.
Ordning på faktureringen med timregistrering
Om företaget gör arbeten för sin kund som ska faktureras som extraarbeten utöver totalentreprenaden är faktureringen betydligt lättare och det är mer sannolikt att fakturering sker om det finns ett verktyg för arbetstidsuppföljning.
Knappast någon företagare vill låta bli att fakturera timmar som har avtalats för fakturering och som arbetstagaren får betalt för. På basis av timregistreringen är det också lättare att motivera slutsumman för kunden då du kan redogöra för vilket arbete som har gjorts under vilken tid och vad fakturans slutsumma består av.
Kunden betalar säkert gärna en faktura där arbetet och även arbetstiden eller timantalet har specificerats.
Arbetstidsuppföljning; fördelar för arbetstagaren
Ofta kan man tycka att arbetstidsuppföljning är bara till för arbetsgivarens behov och fördel. Har arbetstagaren själv någon nytta av arbetstidsuppföljningen? Hur kan jag som anställd i ett företag dra nytta av timregistreringen? Några exempel:
- Ofta kan arbetsdagen bli längre än de åtta planerade timmarna. När jag har registrerat timmarna, får jag ersättning för övertidstimmar.
- Med timregistreringen får jag resultat även av gjort ”osynligt” arbete. Till exempel arbetsförberedelser, introduktion i arbetsuppgiften och andra förberedande uppgifter. Det kan finnas situationer där din förman inte nödvändigtvis känner till alla arbetsfaser som krävs och som du ska utföra. Han vet alltså nödvändigtvis inte ens vad din arbetstid används till. Till exempel kan förberedelserna för ett möte ta mycket mer tid än själva mötet.
- Om flera personer arbetar i ett projekt, kan man med timregistreringen få fram varje persons personliga arbetsinsats.
- Du kan själv följa upp din arbetseffektivitet och styra dig själv bättre. I till exempel sakkunniguppdrag kan ditt arbete vara mycket rörligt och det kan finnas många delområden att hantera. Med hjälp av timregistreringar, speciellt sådana timregistreringar där du kan specificera den förbrukade tiden enligt arbetsfaserna kan du följa upp din egen effektivitet och se om du håller dig inom givna tidsramar.
Daglig timregistrering i slutet av dagen tar när allt kommer omkring inte mer arbetstid än om man registrerar och försöker komma ihåg arbetstimmar till exempel för en hel vecka på samma gång. Här kan man genom sitt agerande också tänka på och respektera sin förman eller löneuträknare. När du har registrerat gjorda arbetstimmar ordentligt, besparas arbetstid för den som har hand om löneutbetalningar då denna inte behöver utreda exempelvis bristfälliga timregistreringar.